10 tecniche fondamentali di project management

Il project management é una professione e come tale comporta l’uso di tecniche che devono essere conosciute e applicate.

In questo articolo vediamo 10 tecniche da utilizzare nelle 5 fasi del ciclo di vita del progetto [project life cycle]:

All’inizio del progetto, nella fase definita initiating dal PMI, dove si deve dare avvio al progetto, è fondamentale capire che cosa il progetto vuole realizzare e chi dovrà farsi carico del progetto in questa fase.

Due tecniche possono essere utilizzati in questa fase*:

1) La creazione del project charter. Il project charter è un documento che contiene in estrema sintesi le risposte alle domande fondamentali del progetto: quali sono gli obiettivi del progetto, i requisiti di alto livello, le assumption e i rischi. Il project charter inoltre dovrebbe contenere anche chi è il project manager incaricato di gestire il progetto.
Contenuti del project charter:

• Nome del progetto
• Sponsor o owner del progetto
• Nome e cognome del project manager
• Business Case: la ragione per intraprendere un progetto deve essere sempre ricercata nei benefici attesi. I benefici che devono essere valorizzati economicamente e devono essere confrontati con i costi del progetto.
• Obiettivi di progetto che devono essere misurabili
• I principali output del progetto in termini di oggetti, prodotti, cambiamenti.
• Un calendario di massima del progetto con le principali milestones o punti di controllo o fasi.
• Budget: costi e risorse.
• Team: un’indicazione di massima di chi sarà il team di progetto.
• Supposizioni (Assumptions) / Vincoli
• Rischi
• Approvazioni richieste e firma dello sponsor

2) La seconda tecnica, spesso sottovalutata, consiste nella creazione della stakeholder list. Fare una mappa degli stakeholders, oltre a essere un passo richiesto in maniera obbligatoria dalla metodologia PMP, è anche estremamente utile perché offre l’opportunità, mentre si esegue la mappatura degli stakeholders, di capire chi saranno gli attori con potere decisionale che potranno influenzare il progetto per tutta la sua durata. E’ pertanto opportuno capire cosa pensa ognuno di questi portatori di interessi in modo da poter soddisfare le esigenze dove opportuno e gestire le aspettative in caso non si possano soddisfare determinate richieste.

*Si noti che utilizzo il termine fase di progetto, ma secondo il PMI si tratta di un gruppo di processi [process group]. Ovvero una serie di processi che vengono svolti in determinati momenti del progetto.

La seconda fase  del progetto è il planning, in questa fase è determinante definire nei dettagli cosa andremo a fare nel progetto, quando lo faremo e come lo faremo. Le tecniche da utilizzare in questa fare sono due:

3) La creazione del piano di progetto. Il piano di progetto contiene i requisisti di dettaglio, il team di progetto, i deliverables, i work packages, le attività, le stime di effort, il diagramma delle dipendenze e lo schedule ovvero il calendario o un gantt.

4) La creazione del piano di gestione del progetto. Che differenza c’è tra il piano di progetto e il piano di gestione del progetto? Se il piano di progetto contiene la descrizione del lavoro che dovrà essere svolto dal team che realizzerà l’oggetto del progetto, il piano di gestione del progetto contiene le procedure che il project manager dovrà seguire durante le varie fasi di esecuzione del progetto. Facciamo un esempio: supponiamo di trovarci in una situazione in cui il progetto è in ritardo del 10% sulla data concordata per la consegna. Il project management plan dovrebbe contenere le istruzioni su cosa fare in questa situazione. Ad esempio può darsi che a fronte di un ritardo del 10% il project manager sia autorizzato a proseguire il progetto oppure che  lo steering committee voglia essere consultato per prendere una decisione in merito.

La fase di esecuzione del progetto. In questa fase sono 3 le tecniche da utilizzare

5) La gestione delle richieste di modifica. Il change management è fondamentale per la riuscita del progetto, le richieste di modifica devono essere gestire direttamente dal project manager che deve tracciarle, classificarle, sottoporle a valutazione e approvazione e infine assicurare l’implementazione delle sole modifiche approvate per l’implementazione.

6) La gestione della qualità. Ci sono due attività di gestione della qualità che il project manager deve mettere in atto: i controlli di qualità, che vanno fatti sull’output del progetto e vengono fatti dal team quality. E la quality assurance, che consiste nel assicurare che i processi di project management vengano seguiti correttamente, è compito del project managent o di una persona del team di project management.

7) La gestione del team di progetto. Nella fase di esecuzione del progetto è fondamentale che le persone che devono svolgere il lavoro siano, informate, motivate, seguite e ricompensate quando gli obiettivi vengono raggiunti. Un progetto il cui il team di progetto non viene gestito attraverso le modalità appropriate è un progetto continuamente a rischio.

La fase di controllo del progetto, inizia nell’istante in cui inizia il progetto, per questo il pmbok non le chiama giustamente fasi, ma process group. Perché la fase di controllo inizia subito all’inizio del ciclo di vita del progetto. Il perché si capisce se ripensiamo al documento project charter che abbiamo creato nella fare initiating. Il project charter contiene già quali sono i ‘limiti di massima’ del progetto, ci può essere scritta una data prefissata per la consegna del progetto, può contenere dei requisiti imprescindibili per il progetto o delle assumpions che si ritengono vere all’inizio del progetto e che possono poi non rivelarsi realistiche. Se una di queste aspettative, che magari sono irrinunciabili per chi sponsorizza il progetto, dovesse venire a mancare, lo steering committee potrebbe decidere di sospendere o cancellare il progetto. Per questo il project manager deve iniziare a controllare tutto il progetto fin da subito.

In questa fase le tecniche da utilizzare sono

8) la misurazione viene effettuata sugli indicatori prestabiliti per la determinazione del successo del progetto: l’avanzamento del lavoro rispetto al calendario di progetto, l’avanzamento del lavoro rispetto ai parametri di qualità definiti per l’output del progetto, l’avanzamento del lavoro rispetto ad altri parametri che possono essere fissati dal project manager.

9) L’implementazione di misure correttive consiste nell’individuare quelle azioni e quegli interventi che possono riportare il progetto on track. Si può trattare di rivedere l’organizzazione del progetto mettendo più risorse o parallelizzando dei task dove possibile, se il progetto ad esempio è in ritardo. Oltre alle misure correttive possono anche prese delle misure preventive che hanno l’obiettivo di tenere il progetto in linea con il piano nel momento in cui il progetto inizia a mostrare una tendenza a sforare.

L’ultimo passo fondamentale per la gestione del progetto è la corretta chiusura dello stesso.

10) In questa ultima fase del progetto è necessario ottenere l’approvazione del lavoro svolto. L’approvazione dei deliverable può anche essere fatto a step intermedi e questo facilità poi il positivo svolgimento degli user acceptance test, che consistono nel sottoporre al destinatario finale del progetto il prodotto del progetto per approvazione. Naturalmente l’utilizzatore del prodotto può essere diverso dalla persona o ente che ha commissionato il prodotto stesso, ma in ogni caso l’approvazione formale dell’output è in ogni caso fondamentale per poter procedere alla chiusura ufficiale con l’archiviazione della documentazione di progetto e la liberazione del team e delle altre risorse impegnate.