يعد "تتبع" أو مراقبة تقدم العمل فيما يتعلق بالوقت والنطاق المحدد أحد المهام الرئيسية لمدير المشروع ، ولكنه ليس بديهيًا على الإطلاق.
1) السؤال الذي يطرحه جميع مديري المشاريع الذين هم على وشك القيام بالتتبع هو ، ما الذي يجب علي مراقبته؟ ما مقدار التفاصيل التي أحتاج إلى الخوض فيها للتأكد من أنني أقوم بعمل جيد كمدير للمشروع؟ أول شيء يجب معرفته هو أن مستوى تفاصيل المراقبة يقرره مدير المشروع. الأمر متروك لك فيما إذا كنت تريد مراقبة التقدم على مستوى التسليم أو حزمة العمل أو مستوى النشاط أو مستوى الإجراء.
يتم تحديد المستوى الذي يجب مراقبته تلقائيًا عند إنشاء جانت المشروع. فكر في الأمر: إذا وضعت 1000 مهمة صغيرة على مخطط جانت ، فستحتاج إلى تعقبها وإغلاقها جميعًا.
2) من الضروري أيضًا تحديد كيفية تمييز تقدم الأنشطة في جانت. هناك عدة طرق للقيام بذلك. يمكنك إكمال 0%-50%-100% حيث يكون 50% أي نشاط بدأ على الأقل ولم يكتمل. أو 0%-10%-50%-100% حيث 50% أو اطلب من أعضاء الفريق توصيل حالة الإنجاز بدقة.
أنا شخصياً أعتقد أنه ليس من الفعال تتبع الحالة الدقيقة بناءً على التعليقات ، على سبيل المثال 65% ، إلا إذا كنت تتابع مشروعًا يتيح لك القيام بذلك: تثبيت برنامج جديد على 100 جهاز. وذلك لأن تقدير الإنجاز الذي قدمه الأشخاص الذين يقومون بنشاط ما لا يمكن أن يكون دقيقًا. يكفي أن نقول إن الأشخاص الذين يقومون بنشاط ما يمكن أن يقدموا تقديرات تقريبية لأنهم لا يملكون الوقت لعمل تقدير دقيق. أو ربما يميلون إلى المبالغة أو التقليل من تقدير العمل المنجز بناءً على شخصيتهم ، يميل شخص ما إلى المبالغة في التقدير ، ويميل شخص آخر إلى التقليل من تقدير النسبة المئوية للإنجاز.
لذلك ، من الأفضل التركيز على المشكلات أو المخاطر التي يمكن أن تبطئ أو تمنع إكمال النشاط والتركيز على حل هذا النوع من المواقف.