أنا أحب وأكره رسائل البريد الإلكتروني. أعتقد أنها وسيلة اتصال سهلة وفعالة ، ولكن في نفس الوقت غالبًا ما يتم إساءة استخدامها أو إساءة استخدامها من قبل الناس.
إذا سألت نفسك هذه الأسئلة من قبل:
- يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني قصير أو طويل?
- هل يهم إذا هناك نوع في البريد الإلكتروني؟
- هل النقاط في رسائل البريد الإلكتروني مفيدة؟
- من الذي يجب أن أضعه في الحقل "إلى"؟
- Should I CC the boss (mine or the other person’s)?
- فعلا أفضل رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية?
ما هو هدفك؟
عندما تكتب يجب أن يكون واضحا في الاعتبار ما هو هدفك.
عادة ما تكون هناك بعض الأسباب التي تجعلك تكتب بريدًا إلكترونيًا:
- أنت بحاجة إلى بعض المعلومات
- أنت بحاجة إلى شخص للقيام بشيء ما
- أنت تعطي معلومات
- أنت تتابع شيئًا ما
في أي من هذه الحالات ، تحتاج إلى أن يقر الشخص الآخر بمحتوى البريد الإلكتروني. لذلك تريد أن يرد عليك الشخص الآخر ويؤكد أحد ما يلي:
- لقد تلقوا البريد الإلكتروني
- لقد فهموا ما تطلبه
- سيفعلون ما تطلب منهم القيام به
- سوف يعطونك المعلومات التي طلبتها
وهذا هو السبب أيضًا في أنه من الممارسات الجيدة تأكيد تلقيك بريدًا إلكترونيًا إذا تم توجيهه إليك
رسائل البريد الإلكتروني باردة. When I say cold I mean that the person who will receive it will not be able to understand the “tone of voice” of the email nor they will be able to see you body language.
لذلك عليك محاولة إدخال جميع المعلومات التي سيحتاجها الشخص الآخر إلى البريد الإلكتروني فهم الكلمات والمعلومات غير المكتوبة.
في كتابة الأعمال ، تكون الكلمات الأقل أفضل من العديد من الكلمات. عندما انت التدقيق اللغوي يمكنك بريدك الإلكتروني احذف الكلمات التي لا داعي لها. However the meaning has to be 100% clear, because reducing the words thus reducing the information it’s not good.
هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لتسهيل قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك:
- ضع ال الكلمات الرئيسية بالخط العريض
- تدقيق ل القضاء على الأخطاء المطبعية
- يستخدم نقاط مهمة
- يستخدم جمل قصيرة
- يستخدم الفقرات
تدقيقه مرتين: واحدة لأجل محتوى readability the second for التدقيق الإملائي
عندما أكتب رسائل البريد الإلكتروني عادة خاطبها لشخص واحد فقط so that it is clear who is directed to. If you send it to more people in the To: and you don’t specify who has to do what in the email body, you may confuse people as they will not understand who has to do what. If you need more then one person to take action you need to mention the person followed by the request. It is now acceptable in email to write something like: john ، يرجى إرسال المستندات إلى السيد. سميث بواسطة التخلص من الذخائر المتفجرة الثلاثاء 21.
لتحديد ما إذا كانت المكالمة الهاتفية أفضل من البريد الإلكتروني ، يمكنك اتباع القواعد البسيطة التالية:
- هل هو اول مرة you ask for something or is it a new activity –> Better a phone call followed by an email
- انت تحتاج شيء ما على وجه السرعة? –> Phone call, perhaps followed by email
- هل هي التواصل الرسمي الذي يحتاج إلى تتبع؟ بريد إلكتروني
- انت تحتاج المزيد من الناس to be informed at the same time –> Email or conference call
يمكن أن تؤثر ثقافة الشركة على قواعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، وتحاول بعض الشركات الحد من استخدام البريد الإلكتروني ، لكنني مقتنع بأنه يجب عليها التركيز أكثر على تعليم وتدريب موظفيها على كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل صحيح بدلاً من محاولة إيقاف البريد الإلكتروني. استخدام رسائل البريد الإلكتروني.
تعد رسائل البريد الإلكتروني وسيلة اتصال باردة ، ولهذا السبب تحتاج إلى بذل جهد لجعلها واضحة وشاملة ودافئة