Non c’è mai tempo per fare niente, ma se mai ce lo prendiamo mai lo avremo
the merovingian – matrix reloaded
Il principio di Pareto ci insegna che l’80% del risultato si ottiene con il 20% dello sforzo e che il restante 80% di sforzo produce solo il 20% del risultato, è evidente che se riuscissimo a concentrare le priorità su quel primo 20% di sforzo, raggiungeremmo l’80% del successo che ci si aspetta da noi
Difesa del vostro tempo
- Evitare le interruzioni: per esempio le telefonate nel bel mezzo di un pensiero o di una discussione
- Raggruppate certe attività in momenti particolari della giornata. Ad esempio una serie di telefonate.
- Stabilite tempi limite (deadlines) entro i quali certe cose debbano essere completate. Meglio se la scelta della deadline viene concordata con chi è impegnato in quel progetto
- Delegate ciò che potete
- Automatizzate le attività ripetitive ove possibile
- Stabilite un’ora, preferibilmente la prima del mattino, da dedicare alla pianificazione della giornata
- Evitate di rimandare le attività sgradevoli. Ci vuole autodisciplina.
- Il tempo si “crea” non si “trova”
(H. sedehi)
Gestione delle priorità
- Scegliete le vostre priorità con calma e distacco;
- Mettete in testa all’elenco i compiti più importanti e urgenti, assegnate a questi più tempo e nei momenti più produttivi della giornata; al secondo posto mettete i compiti urgenti, ma non inportanti; al terzo i compiti importanti e non urgenti e infine quelli ne importanti ne urgenti.
| Matrice compiti/priorità | ||
| alta urgenza | Priorità 2: attività urgenti di media importanza. (delegabili) | Priorità 1: attività critiche, legate al raggiungimento degli obiettivi di ruolo. Prerogative di ruolo (non delegabili) |
| bassa urgenza | compiti che si possono posticipare, delegare e in alcuni casi automatizzare. | Priorità 3: obiettivi a medio lungo termine, non hanno un impatto sulle attività immediato o non sono legate ad obiettivi specifici, (parzialmente o difficilemente delegabili) |
| bassa importanza | alta importanza |
- Resistete alla tentazione di occuparvi prima dei compiti minori o più facili
- Fate un’analisi critica del vostro elenco di priorità allo scopo di cancellare quelle attività che possono essere delegate;
- Ogni sera prima di lasciare l’ufficio, fate una lista delle cose più importanti che vi aspettano per il giorno successivo e mettetele in ordine di priorità.
Un altro modo per vedere le priorità è il seguente
Priorità 1: cose che si devono fare
Priorità 2: cose che si dovrebbero fare
Priorità 3: cose che si potrebbero fare
Organizzazione delle attività per priorità:
1) Cose importanti e urgenti
2) Cose urgenti MA NON importanti
3) Cose importanti e NON urgenti
4) Cose NON importanti e NON urgenti
Hanno priorità 1° le attività che sono critiche, in quanto determinanti al raggiungimento degli obiettivi di ruolo, priorità due le attività di media importanza e che possono essere delegate, 3° le attività che sia pure interessanti, non hanno un impatto immediato sull’andamento delle attività a voi affidate né sono legate ad obiettivi specifici. Questa classificazione è programmatica e non esclusiva.
(H. sedehi)
Ciclo di rendimento
I compiti più impegnativi dovrebbero essere svolti nei momenti in cui rendiamo di più e siamo più riposati con conseguente migliore rendimento e minore fatica. La figura seguente illustra il ciclo di rendimento nella giornata
Parzialmente tratto da V. Kettkliz “Come tarttare con i collaboratori” FRANCOANGELI.
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