Wir haben nie Zeit, etwas zu tun, aber wenn wir sie uns jemals nehmen, werden wir sie nie haben
die Merowinger-Matrix neu geladen
Das Pareto-Prinzip lehrt uns, dass die 80% des Ergebnisses mit den 20% des Aufwands erzielt werden und dass die verbleibenden 80% des Aufwands nur die 20% des Ergebnisses erzeugen. Wenn wir in der Lage wären, die Prioritäten auf diese ersten 20% zu konzentrieren, ist es offensichtlich Mit viel Aufwand würden wir den 80% des Erfolgs erreichen, den Sie von uns erwarten
Verteidigung Ihrer Zeit
- Vermeiden Sie Unterbrechungen: zum Beispiel Telefonanrufe mitten in einem Gedanken oder einer Diskussion
- Gruppieren Sie bestimmte Aktivitäten zu bestimmten Tageszeiten. Zum Beispiel eine Reihe von Telefonaten.
- Legen Sie Fristen fest, bis zu denen bestimmte Dinge erledigt sein müssen. Besser ist es, wenn die Wahl des Termins mit allen Projektbeteiligten vereinbart wird
- Delegieren Sie, was Sie können
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, wo immer möglich
- Legen Sie eine Zeit fest, vorzugsweise am frühen Morgen, um sich der Planung für den Tag zu widmen
- Vermeiden Sie es, unangenehme Aktivitäten aufzuschieben. Es erfordert Selbstdisziplin.
- Zeit wird „erschaffen“, nicht „gefunden“
(H. sedehi)
Prioritätenmanagement
- Wählen Sie Ihre Prioritäten ruhig und distanziert;
- Platzieren Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben ganz oben auf der Liste und geben Sie ihnen mehr Zeit und die produktivsten Momente des Tages. an zweiter Stelle stehen dringende, aber nicht wichtige Aufgaben; zum dritten die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben und schließlich die weder wichtigen noch dringenden.
| Aufgaben-/Prioritätsmatrix | ||
| hohe Dringlichkeit | Priorität 2: Dringende Aufgaben mittlerer Wichtigkeit. (delegierbar) | Priorität 1: kritische Aktivitäten, verbunden mit der Erreichung der Rollenziele. Rollenrechte (nicht delegierbar) |
| geringe Dringlichkeit | Aufgaben, die verschoben, delegiert und in manchen Fällen automatisiert werden können. | Priorität 3: mittel- bis langfristige Ziele, die keine unmittelbare Auswirkung auf die Aktivitäten haben oder nicht mit spezifischen Zielen verknüpft sind (teilweise oder schwer zu delegieren) |
| geringe Bedeutung | größte Wichtigkeit |
- Widerstehen Sie der Versuchung, zuerst die kleineren oder einfacheren Aufgaben in Angriff zu nehmen
- Führen Sie eine kritische Analyse Ihrer Prioritätenliste durch, um die Aktivitäten abzusagen, die delegiert werden können.
- Erstellen Sie jeden Abend vor dem Verlassen des Büros eine Liste der wichtigsten Dinge, die Sie für den nächsten Tag erwarten, und priorisieren Sie diese.
Eine andere Möglichkeit, Prioritäten anzuzeigen, ist wie folgt
Priorität 1: Dinge, die erledigt werden müssen
Priorität 2: Dinge, die getan werden sollten
Priorität 3: Dinge, die getan werden könnten
Organisation der Aktivitäten nach Priorität:
1) Wichtige und dringende Dinge
2) Dringende, aber NICHT wichtige Dinge
3) Wichtige und NICHT dringende Dinge
4) NICHT wichtige und NICHT dringende Dinge
Priorität 1 gilt für Aktivitäten, die von entscheidender Bedeutung sind, da sie für das Erreichen der Rollenziele entscheidend sind, Priorität zwei für Aktivitäten von mittlerer Bedeutung, die delegiert werden können, Priorität 3 für Aktivitäten, die zwar interessant sind, aber keinen unmittelbaren Einfluss auf die Leistung der Rolle haben Die Ihnen anvertrauten Tätigkeiten sind weder an bestimmte Ziele gebunden. Diese Klassifizierung ist programmatisch und nicht exklusiv.
(H. sedehi)
Leistungszyklus
Die anspruchsvollsten Aufgaben sollten zu Zeiten ausgeführt werden, in denen wir die meiste Leistung erbringen und am ausgeruhtesten sind, was zu einer besseren Leistung und weniger Ermüdung führt. Die folgende Abbildung veranschaulicht den Leistungszyklus für den Tag
Teilweise entnommen aus V. Kettkliz „Wie man mit Mitarbeitern verhandelt“ FRANCOANGELI.