- “Se non l’avete scritto da qualche parte è nella vostra mente.”
- “Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua testa non è libera”.
- Alles Unvollendete muss in a festgehalten werden Verfolgungssystem zuverlässig.
- Sie werden sich regelmäßig in dieses System einloggen und es aktualisieren.
Das System, über das David Allen seit Jahren für mich spricht, ist das Ausgabeliste. Per la precisione credo che fosse il 2004 quando lavoravo da Tod’s che il Direttore IT mi insegnò questo semplice metodo che poi ho portato avanti negli anni.
E’ questo uno dei punti chiave per mantenere la mente libera e reattiva. Scrivete tutte le cose da fare su una lista (anche lunga), in questo modo non dovete tenerle a mente e potrete usare le vostre risorse mentali per concentrarvi su sto che state facendo.
Das von Allen in Getting Things Done vorgeschlagene Modell ist einfach und effektiv. Es besteht aus einer Methodik von Zeiteinteilung, die sich nicht auf das Zeitmanagement konzentriert, sondern auf wie wir die Anfragen, die wir erhalten, effizient bearbeiten.
1) Angesichts eines crescente numero di stimoli dall’esterno und Aufgabenwünschen von Vorgesetzten und Kollegen können wir nicht glauben, dass wir alles nur mit dem Verstand organisieren können. Aber wir müssen “collection buckets” dove mettere tutte le cose da fare und schauen Sie sich diese Behälter dann regelmäßig an.
Der menschliche Verstand hat eine begrenzte Kapazität. Wenn wir also zu viele Dinge im Auge behalten, verlieren wir die notwendige Klarheit, um Informationen optimal zu verarbeiten. Diese Tatsache ist wissenschaftlich bewiesen, aber auch äußerst intuitiv.
Wie können Sie sich auf die Lösung eines Problems konzentrieren und einer Situation mit der richtigen Gelassenheit begegnen, wenn Sie in der Zwischenzeit versuchen, andere familiäre oder berufliche Verpflichtungen oder die Fristen, die Sie verfolgen, nicht zu vergessen?
Allens Antwort, zu erreichen un’elevata produttività senza stress, besteht darin, alle Aufgaben in einen oder mehrere Container zu schreiben, sodass wir sicher sind, dass alle Aufgaben dort eingetragen sind.
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2) Wir müssen Vertrauen Sie diesem Sammler. (collection bucket) che diventerà il nostro punto di riferimento giornaliero per le cose da fare. Il raccoglitore potrebbe essere ad esempio i task di Outlook, un foglio di excel, un programma di project management o un software di collaborazione. Personalmete ne utilizzo almeno tre i task di Outlook, la inbox per l’email, un’applicazione per i task che si sincronizza con Google Calendar e Basecamp per le attività e i progetti interfunzionali.
Allen dice che i “contenitori” devono essere nel numero minore possibile. Difficilmente sarà solo uno, ma se sono troppi poi bisogna controllarli tutti frequentemente e e diventa più difficile.
Zu vertrauen, dass wir alle unsere To-dos in schriftlicher Form außerhalb unseres Gehirns festgehalten haben, ist der Schlüssel Reduzierung des Stresslevels: Wenn wir nicht zu viele Dinge im Kopf behalten müssen und wir ein einziges System haben, um Dinge zu sammeln, werden wir dank eines freieren Geistes weniger gestresst, selbstbewusster und leistungsstärker sein.
3) Wie können Projekte und Aktivitäten vorangebracht werden, auch wenn nicht klar ist, was getan werden muss? Anche qui la risposta è semplice dobbiamo definire un’azione, una sola, che possa mettere in moto l’attività e farla progredire anche se solo di poco. Un’azione può essere anche molto semplice ad esempio fare una telefonata, mandare un email, chiedere un preventivo.
4) Il quarto punto è che Aktivitäten können in Actionable (verarbeitbar) und Non klassifiziert werden. Ich werde den Begriff hier verwenden bedienbar anche se non è corretto ma rende meglio il significato. Le richieste e gli input azionabili possono essere a loro volta divise in azioni con una scadenza e attività senza scadenza. Le attività che hanno una scadenza vanno segnate in un calendario con un reminder. Diejenigen, die keine Frist haben, sollten auf eine To-Do-Liste gesetzt werden, die wir täglich durchsehen werden (nächsten Aktionen). Anfragen und Eingaben, die nicht umsetzbar sind, sollten archiviert werden. Dasselbe gilt für die E-Mails, die wir erhalten.
5) Wenn eine Anfrage eingeht und wir verstanden haben, worum es geht und sie umsetzbar ist, müssen wir entscheiden, ob wir sie sofort stellen und verschieben. Se l’azione richiede due minuti o meno è meglio farla subito, se richiede più tempo va delegata o rinviata.
6) Aufgeschobene Aktivitäten können in der To-Do-Liste (Nächste Aktionen) oder im Kalender landen.
7) Projekte sind komplexe Aktivitäten, die eine Ad-hoc-Planung erfordern. Projekte können daher nicht über eine einfache Nächste-Aktions-Liste und einen Kalender verwaltet werden.
8) Wie man anfängt. La parte più difficile nell’applicare il metodo Getting Things Done è iniziare. Dice Allen che per poter iniziare ad applicare la metodologia occorre prendersi alcune ore, o anche un paio di giorni, per riprendere tutti i progetti e le attività lasciate in sospeso, descriverle in una frase e spostarle nel raccoglitore. Quindi Sie müssen sich die Zeit nehmen, die erforderlich ist, um alle Backlog-Aktivitäten beim ersten Mal zu organisieren und das auf einen Schlag.
9) Perché le classiche to do list giornaliere non funzionano: le liste di attività scritte su un calendario che poi se non vengono fatte devono essere riscritte per il giorno dopo sono una perdita di tempo e sono anche demoralizzanti. Le next action list proposte da Allen non devono essere riscritte e sono in grado di gestire le scandenze anche le più time-sensitive.
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