Ich liebe und hasse E-Mails. Ich denke, sie sind ein einfaches und effektives Kommunikationsmittel, aber gleichzeitig werden sie oft von Menschen missbraucht oder missbraucht.
Falls Sie sich jemals diese Fragen gestellt haben:
- Sollen E-Mails sein kurz bzw lang?
- Spielt es eine Rolle, ob es gibt einen typ in der E-Mail?
- Sind Stichpunkte in E-Mails sinnvoll?
- Wen soll ich in das Feld „An“ eingeben?
- Should I CC the boss (mine or the other person’s)?
- Ist es besser eine E-Mail oder ein Anruf?
Was ist dein Ziel?
Wenn Sie schreiben, müssen Sie einen klaren Kopf haben was dein Ziel ist.
Es gibt normalerweise einige Gründe, warum Sie eine E-Mail schreiben:
- Sie brauchen einige Informationen
- Sie brauchen eine Person, die etwas tut
- Du gibst Auskunft
- Sie verfolgen etwas
In jedem dieser Fälle muss die andere Person den Inhalt der E-Mail bestätigen. Sie möchten also, dass die andere Person Ihnen antwortet und eine der folgenden Angaben bestätigt:
- Sie haben die E-Mail erhalten
- Sie haben verstanden, was Sie fragen
- Sie werden tun, worum Sie sie bitten
- Sie geben Ihnen die angeforderten Informationen
Aus diesem Grund empfiehlt es sich auch, den Erhalt einer E-Mail zu bestätigen, wenn diese an Sie gerichtet ist
E-Mails sind kalt. When I say cold I mean that the person who will receive it will not be able to understand the “tone of voice” of the email nor they will be able to see you body language.
Daher müssen Sie versuchen, alle Informationen in die E-Mail einzugeben, die die andere Person benötigen wird die Wörter und die nicht geschriebenen Informationen verstehen.
Im Business Writing sind weniger Worte besser als viele Worte. Wenn du Korrektur gelesen Ihre E-Mail können Sie Streichen Sie die nicht benötigten Wörter. However the meaning has to be 100% clear, because reducing the words thus reducing the information it’s not good.
Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um Ihre E-Mails besser lesbar zu machen:
- Lege das Stichworte fett
- Korrektur gelesen zu Tippfehler beseitigen
- Verwenden Spiegelstriche
- Verwenden kurze Sätze
- Verwenden Absätze
Zweimal Korrektur lesen: eins für Inhalt readability the second for Rechtschreibprüfung
Wenn ich E-Mails schreibe, habe ich normalerweise adressieren Sie es nur an eine Person so that it is clear who is directed to. If you send it to more people in the To: and you don’t specify who has to do what in the email body, you may confuse people as they will not understand who has to do what. If you need more then one person to take action you need to mention the person followed by the request. It is now acceptable in email to write something like: @John, bitte senden Sie die Unterlagen an Mr. Smith von EOD Dienstag, 21.
Um zu entscheiden, ob ein Anruf besser ist als eine E-Mail, können Sie diese einfachen Regeln befolgen:
- Ist es der erstes Mal you ask for something or is it a new activity –> Better a phone call followed by an email
- Du brauchst etwas dringend? –> Phone call, perhaps followed by email
- Ist es ein formelle Kommunikation das muss verfolgt werden? Email
- Du brauchst mehr Leute to be informed at the same time –> Email or conference call
Die Unternehmenskultur kann die Regeln für das Schreiben von E-Mails beeinflussen, einige Unternehmen versuchen, die Verwendung von E-Mails einzuschränken, aber ich bin überzeugt, dass sie sich mehr darauf konzentrieren sollten, ihre Mitarbeiter darin zu unterrichten und zu schulen, wie sie E-Mails korrekt verwenden, anstatt zu versuchen, dies zu unterbinden Nutzung von E-Mails.
E-Mails sind ein kaltes Kommunikationsmedium, deshalb müssen Sie sich bemühen, es klar, umfassend und herzlich zu machen