Time management. Come sfruttare al meglio il proprio tempo ed essere più produttivi

“Si.. capisco.. chi ha il tempo? ..chi ha il tempo? ..ma se non ce lo prendiamo mai il tempo, quando mai lo avremo il tempo?”

La citazione qui sopra non è tratta da un libro di management ma bensì da Matrix Reloaded. Che cos’hanno in comune Matrix e la teoria manageriale? Probabilmente nulla, ma evidentemente la gestione del tempo è una questione che va ben al di là dell’ambiente di lavoro. Ecco quindi alcuni spunti di riflessione per una migliore gestione del tempo individuale e delle altre persone.

L’applicazione della legge di Pareto alla gestione del tempo.

Se accettiamo il principio che l’80% del risultato si ottiene con il 20% dello sforzo e che il restante 80% di sforzo produce solo il 20% del risultato, è evidente che la maggior parte del lavoro che dobbiamo fare può essere svolto con il 20% dello sforzo e quindi risparmiare l’80% del tempo.

Sembra impossibile? Beh, leggetevi Kenneth Blanchard, autore di The One Minute Manager, libro che ha venduto oltre 13 milioni di copie, è stato tradotto in 37 lingue e che conta solamente 112 pagine.

Se state cercando la soluzione a un problema, dovreste provare a impiegare 5 minuti o meno a trovarla. Nessuno vuole soluzioni complesse da spiegare o complicate da implementare, se una soluzione è troppo complessa difficilmente verrà approvata.

Una metodologia per la gestione del tempo e dell’email

Imparare a gestire le attività in maniera efficiente richiede un approccio metodologico. L’approccio proposto da David Allen nel libro Getting things done è uno di questi. Personalmente l’ho trovato estremamente utile e pratico.

Perchè leggere questo libro

Avete la posta in entrata stracolma di email? Avete una sensazione di essere sopraffatti dal volume di richieste o impegni? Avete mille cose aperte? Avete troppe cose in testa?

David Allen ha la risposta per voi e io provo a sintetizzarla semplificando un po’: Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua mente non è libera e se la tua mente non è libera è come un computer con troppi programmi aperti: fa fatica a lavorare. Da domani prendetevi tempo e iniziate a scrivere tutto ciò che dovete fare. Lo dovete descrivere con un obiettivo scritto in maniera chiara; dovete associarvi un’azione da compiere per portarlo avanti e dovete salvare tutte le cose da fare in un sistema a cui accedete regolarmente. L’importante non tenere le cose in testa.

Quindi, quali sono le principali cause di perdite di tempo?

• Fare tutto da soli. Delegate ciò che potete!
• Procrastinare, che vuol dire rimandare le attività sgradevoli. Ci vuole autodisciplina.
• Reinventare la ruota. Qualche esempio: creare documenti che sono già esistenti in altre aree aziendali o creare template da zero quando possono essere scaricati da internet
• Interrompere i colleghi in quello che stanno facendo
• Dare istruzioni poco chiare o incomplete che causano errori

Le buone abitudini (secondo la teoria):

• Stabilite un momento da dedicare alla pianificazione della giornata
• Utilizzare le ore in cui siete più freschi per fare le attività più impegnative
• Raggruppate le attività tipo le telefonate e leggere le email
• Dividete le attività per priorità, prima quelli importanti e urgenti, poi quelle urgenti ma non importanti e via dicendo
• Ogni sera fate una lista delle cose che dovete fare il giorno dopo

Le buone abitudini 2.0:

• Imparare a scrivere alla tastiera ad una velocità accettabile, che vi consenta perlomeno di scrivere delle email senza stress. Potete testare le vostre competenze qui sense-lang.org
• Condividere le informazioni e documenti su applicativi web raggiungibili da qualsiasi posto e da qualsiasi dispositivo.
• Create dei gruppi su What’s app per comunicare velocemente con i colleghi

 Strumenti per la migliore gestione del tempo

– Norme (policy) e procedure
“Esse hanno lo scopo di evitare che si prendano di continuo decisioni relative a situazioni di carattere ripetitivo. Esse non stabiliscono cosa debba essere fatto, ma come farlo nella maniera più spedita.” V. Kettkliz
Esse consentono inoltre di prendere decisioni in maniera rapida riguardo ad argomenti e alle modalità per affrontarli.

– Gli standard

Gli standard sono la modalità condivisa per la realizzazione di documenti, procedure, progetti e altre attività aziendali. La modalità comune di eseguire un’opera consente la valutazione, la condivisione e la realizzazione stessa in tempi più rapidi.

– Le linee guida

Le linee guida costituiscono l’analogo dello standard, ma a livello di comportamento in tutte le fasi del lavoro. Anch’esse regolando la direzione dell’operato consente di risparmiare tempo nel momento in cui si debba prendere una decisione e ci si chieda quale sia il modo più opportuno di procedere in quella situazione e in quell’azienda.

Di seguito lo schema di come le nostre energie si ripartiscono nell’arco della giornata: intorno alle 10:00 del mattimo siamo più attivi, quindi bisognerebbe sfruttare questo momento per i compiti più impegnativi. Mentre in chiusura di giornata, quando siamo più stanchi, conviene dedicarsi alle questioni meno impegnative.