Nunca hay tiempo para hacer nada, pero si alguna vez lo tomamos nunca lo tendremos
la matriz merovingia recargada
El principio de Pareto nos enseña que el 80% del resultado se obtiene con el 20% del esfuerzo y que el 80% restante del esfuerzo produce solo el 20% del resultado, es evidente que si fuéramos capaces de concentrar las prioridades en ese primer 20% de esfuerzo, llegaríamos al 80% del éxito que esperas de nosotros
Defensa de tu tiempo
- Evite interrupciones: por ejemplo, llamadas telefónicas en medio de un pensamiento o discusión
- Agrupe ciertas actividades en momentos particulares del día. Por ejemplo, una serie de llamadas telefónicas.
- Establezca plazos en los que ciertas cosas deben completarse. Mejor si la elección de la fecha límite se acuerda con quien está involucrado en ese proyecto
- Delega lo que puedas
- Automatice las tareas repetitivas siempre que sea posible
- Establezca un tiempo, preferiblemente temprano en la mañana, para dedicarse a la planificación del día.
- Evite posponer actividades desagradables. Se necesita autodisciplina.
- El tiempo se “crea” no se “encuentra”
(H. sedehi)
Gestión de prioridades
- Elige tus prioridades con calma y desapego;
- Ponga las tareas más importantes y urgentes al principio de la lista, asígneles más tiempo y en los momentos más productivos del día; en segundo lugar poner tareas urgentes pero no importantes; al tercero las tareas importantes y no urgentes y finalmente las que no son ni importantes ni urgentes.
| Matriz de tareas/prioridades | ||
| alta urgencia | Prioridad 2: Tareas urgentes de importancia media. (delegable) | Prioridad 1: actividades críticas, vinculadas al logro de los objetivos del rol. Prerrogativas de rol (no delegables) |
| baja urgencia | tareas que pueden posponerse, delegarse y en algunos casos automatizarse. | Prioridad 3: objetivos a medio-largo plazo, no tienen un impacto inmediato en las actividades o no están vinculados a objetivos específicos, (parcial o difícilmente delegables) |
| poca importancia | alta importancia |
- Resista la tentación de abordar primero las tareas más pequeñas o más fáciles.
- Haz un análisis crítico de tu lista de prioridades para cancelar aquellas actividades que pueden ser delegadas;
- Todas las noches antes de salir de la oficina, haz una lista de las cosas más importantes que te esperan para el día siguiente y priorízalas.
Otra forma de ver las prioridades es la siguiente
Prioridad 1: cosas que deben hacerse
Prioridad 2: cosas que se deben hacer
Prioridad 3: cosas que se podrían hacer
Organización de actividades por prioridad:
1) Cosas importantes y urgentes
2) Cosas urgentes PERO NO importantes
3) Cosas importantes y NO urgentes
4) Cosas NO importantes y NO urgentes
La prioridad 1 es para actividades críticas, ya que son decisivas para el logro de los objetivos del puesto, la prioridad dos para actividades de mediana importancia y que pueden ser delegables, la tercera para actividades que, aunque interesantes, no tienen un impacto inmediato en el desempeño de la actividades que se le encomiendan ni están vinculadas a objetivos específicos. Esta clasificación es programática y no excluyente.
(H. sedehi)
Ciclo de rendimiento
Las tareas más exigentes deben realizarse en los momentos en los que más rindamos y estemos más descansados, lo que se traduce en un mejor rendimiento y menos fatiga. La siguiente figura ilustra el ciclo de rendimiento para el día.
Tomado parcialmente de V. Kettkliz "Cómo negociar con los colaboradores" FRANCOANGELI.