Comunicación para gestionar la empresa y el personal.
Es imposible no comunicarse.
Zeno dijo: Los dioses nos han dado una sola boca y dos oídos para escuchar dos veces y hablar la mitad
Gran parte de la visión del directivo ha pasado a comunicar: conversar, negociar, relacionarse, presentarse en público.
La capacidad de saber comunicar es, por tanto, tan importante como la de saber diagnosticar y decidir. De hecho, incluso el más perfecto de los diagnósticos no es realmente útil si no se puede explicar adecuadamente. El gerente es, por lo tanto, también un perfecto comunicador.
¿Qué es la comunicación en la empresa y para qué sirve?
Los flujos de comunicación en la empresa se pueden resumir de la siguiente manera:
- Comunicación vertical/horizontal/cruzada: sigue la línea jerárquica: arriba –> abajo; abajo -> arriba
- Comunicación formal/informal
Es fundamental que exista un flujo de información vertical y horizontal, sin esto no será posible construir en los integrantes del grupo ese sentido de pertenencia tan necesario.
Para ser eficaz, la comunicación debe consistir necesariamente en un diálogo.
Comunicación efectiva, ¿cómo se logra?
La eficacia de las comunicaciones depende más de la actitud del remitente hacia el destinatario que de la capacidad del remitente para hablar, escribir o formular el mensaje. En otras palabras, “la forma en que comunicas influye más que el mensaje en sí”.
Una palabra dicha con ira puede tener un significado completamente diferente de la misma palabra dicha en un tono amistoso.
Así es como el lenguaje verbal y no verbal están involucrados en la comunicación verbal:
Palabras (10%) : sólo el 10% de lo que se comunica se "dice" a través de las palabras. Luego, el mensaje del 90% se transmite a través de la comunicación no verbal.
Tono (35%): una palabra dicha con ira puede interpretarse de manera diferente a la misma palabra dicha en un tono amistoso.
Proxémica (55%): la proxémica incluye la gesticulación, la postura, la distancia entre interlocutores. Estos elementos le indican al 55% qué mensaje es importante.
El recurso al canal visual, es decir, el uso de dibujos, símbolos o diagramas, además de estimular más la atención de los interlocutores, se muestra particularmente adecuado para sintetizar una idea compleja, de otro modo difícil de representar y sostener con el mero uso de la canal visual verbal. El uso de ayudas visuales separa el contenido del sujeto físico que lo propone (qué de quién) y hace estadísticamente más probable la adherencia al mensaje.
Técnicas de comunicación efectiva
los implícito. Consiste en hacer pasar un concepto por verdadero sin que el interlocutor preste atención. Por ejemplo: "¿Dónde conociste a María?". “¿Quién te dio este documento?”, “Tu intervención no ha dado ningún resultado”. En la primera pregunta se sobreentiende que usted ha conocido a esa persona, en la segunda pregunta se sobreentiende que alguien le entregó el documento referido, en la tercera pregunta se sobreentiende “su intervención”. Al debatir un tema, dejar que lo implícito pase a sus oponentes significa darles la razón sobre declaraciones que luego pueden usarse en su contra en un momento posterior.
La persuasión, por el contrario, se lleva a cabo a través de la emisión de una comunicación, generalmente (pero no necesariamente) de tipo verbal, durante la cual la fuente da el máximo espacio a la emoción, haciendo un uso extensivo del lenguaje expresivo, llegando a afectar la esfera emocional. . “Convencer” a una persona significa brindarle una explicación racional, a través de una comunicación estructurada y orgánica […].
"Los reflejo“. consiste enadoptar expresiones verbales, actitudes y formas de hacer de tu interlocutor. Cuando una persona ve sus propios caminos en los demás, gana más confianza.
(R. Archibald Manejando las relaciones en la gestión de proyectos)
Saber escuchar: cómo practicar la escucha activa.
Saber escuchar” significa ser capaz de no te pierdas ni una sílaba del mensaje que nos envió.
Qué hacer mientras escucha:
- Dirige tu mirada hacia la persona que está exponiendo el mensaje
- Mostrar el máximo interés en lo que dice.
- Inclínate hacia el altavoz
- Haga preguntas destinadas a aclarar y detallar el mensaje cuando el orador haya terminado el mensaje o una sección del mismo.
- Evolucionar la escucha en una oportunidad para ampliar el conocimiento
Lo que no se debe hacer mientras se escucha:
- No intente sacar conclusiones finales de inmediato.
- Nunca lo interrumpas durante su discurso.
1) Escuche atentamente a sus empleados. Si el oyente recibe la impresión de que usted no está realmente interesado, no le revelará sus pensamientos. Da retroalimentación mientras escuchas.
2) Hacer preguntas exploratorias dirigidas a una mejor comprensión. Formule preguntas usando las mismas palabras o palabras similares para demostrar que comprende.
3) Si durante la exposición su interlocutor hace una pausa en silencio, no aproveche para interrumpirlo, siempre que la pausa no sea demasiado larga.
4) Intenta captar el tono, las expresiones y los gestos del interlocutor. Ej: “Apuesto a que encontraste ese trabajo muy aburrido”. Al reconocer y hablar sobre los sentimientos que su empleado ha estado expresando tácitamente, puede estimular una mayor comunicación ascendente y mejorar la moral al mismo tiempo.
5) Evitar mostrar aprobación o desaprobación. Si quieres que te siga hablando, tienes que ser neutral.
6) Tener respeto por la diversidad dentro del grupo. Las diferencias y los conflictos son los que mejoran el desempeño del grupo.
Errores a evitar
Dar información incompleta: la comunicación debe ser completa; a menos que intervengan razones específicas de confidencialidad; todos los datos e información necesarios para sustentar las tesis deben ser expuestos en su totalidad.
Pensar en una respuesta mientras el otro todavía está hablando: conduce inevitablemente a perder parte de las palabras del hablante.
No cumpla su palabra: la credibilidad es fundamental para ganarse la confianza de los demás; para ser creíble, es necesario mantener la palabra.
Comunicarse sin verificar que el interlocutor haya entendido su mensaje.
Preguntas de seguimiento, ¿se comunica de manera efectiva?
1) ¿Se comunica claramente sin ambigüedad?
2) ¿Verifica que sus comunicaciones han sido totalmente comprendidas?
3) ¿Se comunica con mucha frecuencia?
4) ¿Se comunica sólo para pasar órdenes o también da espacio a las expectativas de los colaboradores?
Para saber mas:
Vitalliano Kettliz, Cómo tratar con tus colaboradores, Francoangeli
R. Archibald Gestión de las relaciones en la gestión de proyectos, Francoangeli
lecturas en profundidad
la negociación
Programación neurolingüistica
Hablar en Público: Hablar en Público