J'aime et je déteste les e-mails. Je pense qu'ils sont un moyen de communication facile et efficace, mais en même temps, il est souvent abusé ou mal utilisé par les gens.
Si jamais vous vous êtes posé ces questions :
- Les e-mails doivent-ils être court ou long?
- Est-ce important si il y a un type dans le mail ?
- Les puces dans les e-mails sont-elles utiles ?
- Qui dois-je mettre dans le champ À ?
- Should I CC the boss (mine or the other person’s)?
- Est-ce mieux un e-mail ou un appel téléphonique?
Quel est ton but?
Lorsque vous écrivez, vous devez avoir l'esprit clair quel est ton objectif.
Il y a généralement plusieurs raisons pour lesquelles vous écrivez un e-mail :
- Vous avez besoin d'informations
- Vous avez besoin d'une personne pour faire quelque chose
- Vous donnez des informations
- Vous suivez quelque chose
Dans tous ces cas, vous avez besoin que l'autre personne accuse réception du contenu de l'e-mail. Vous voulez donc que l'autre personne vous réponde et confirme l'une des choses suivantes :
- Ils ont reçu le mail
- Ils ont compris ce que vous demandez
- Ils feront ce que vous leur demandez de faire
- Ils vous donneront les informations demandées
C'est aussi pourquoi il est recommandé de confirmer que vous avez bien reçu un e-mail s'il vous est destiné.
Les e-mails sont froids. When I say cold I mean that the person who will receive it will not be able to understand the “tone of voice” of the email nor they will be able to see you body language.
Par conséquent, vous devez essayer de mettre dans l'e-mail toutes les informations dont l'autre personne aura besoin pour comprendre les mots et les informations non écrites.
Dans l'écriture commerciale, moins de mots valent mieux que beaucoup de mots. Lorsque vous relire votre e-mail, vous pouvez supprimer les mots inutiles. However the meaning has to be 100% clear, because reducing the words thus reducing the information it’s not good.
Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour rendre vos e-mails plus lisibles :
- Mettez le mots clés en gras
- Relisez à éliminer les fautes de frappe
- Utiliser puces
- Utiliser phrases courtes
- Utiliser paragraphes
Relisez deux fois: un pour contenu readability the second for correcteur orthographique
Lorsque j'écris des e-mails, j'ai l'habitude l'adresser à une seule personne so that it is clear who is directed to. If you send it to more people in the To: and you don’t specify who has to do what in the email body, you may confuse people as they will not understand who has to do what. If you need more then one person to take action you need to mention the person followed by the request. It is now acceptable in email to write something like: @john, veuillez envoyer les documents à m. Smith par EOD mardi 21.
Pour décider si un appel téléphonique vaut mieux qu'un e-mail, vous pouvez suivre ces règles simples :
- Est-ce le première fois you ask for something or is it a new activity –> Better a phone call followed by an email
- Vous avez besoin quelque chose d'urgent? –> Phone call, perhaps followed by email
- Est-ce un communication formelle qu'il faut tracer ? E-mail
- Vous avez besoin plus de gens to be informed at the same time –> Email or conference call
La culture d'entreprise peut affecter les règles d'écriture des e-mails, certaines entreprises essaient de limiter l'utilisation de l'e-mail, cependant je suis convaincu qu'elles devraient se concentrer davantage sur l'enseignement et la formation de leur personnel sur la façon d'utiliser correctement l'e-mail plutôt que d'essayer d'arrêter le utilisation des e-mails.
Les e-mails sont un moyen de communication froid, c'est pourquoi vous devez faire un effort pour le rendre clair, complet et chaleureux.