10 טכניקות בסיסיות לניהול פרויקטים

Il project management é una professione e come tale comporta l’uso di טכניקות שצריך להבין וליישם.

במאמר זה אנו רואים 10 טכניקות לשימוש בחמשת השלבים של מחזור החיים של הפרויקט:

All’inizio del progetto, nella fase definita יוזם dal PMI, dove si deve dare avvio al progetto, è fondamentale capire che cosa il progetto vuole realizzare e chi dovrà farsi carico del progetto in questa fase.

Due tecniche possono essere utilizzati in questa fase*:

1) ה יצירת אמנת הפרויקט. Il project charter è un documento che contiene in estrema sintesi le risposte alle domande fondamentali del progetto: quali sono gli obiettivi del progetto, i requisiti di alto livello, le assumption e i rischi. Il project charter inoltre dovrebbe contenere anche chi è il project manager incaricato di gestire il progetto.
תוכן אמנת הפרויקט:

• שם הפרוייקט
• נותן חסות לפרויקט או בעלים
• שם ושם משפחה של מנהל הפרויקט
• מקרה עסקי: יש לחפש תמיד את הסיבה לביצוע פרויקט ביתרונות הצפויים. התועלות שיש להעריך כלכלית ויש להשוות עם עלויות הפרויקט.
• יעדי פרויקט שחייבים להיות מדידים
• התפוקות העיקריות של הפרויקט מבחינת חפצים, תוצרים, שינויים.
• לוח זמנים גס לפרויקט עם אבני דרך או מחסומים או שלבים עיקריים.
• תקציב: עלויות ומשאבים.
• Team: un’indicazione di massima di chi sarà il team di progetto.
• הנחות / אילוצים
• סיכונים
• נדרשים אישורים וחתימת נותן החסות

2) La seconda tecnica, spesso sottovalutata, consiste nella creazione della רשימת בעלי עניין. Fare una mappa degli stakeholders, oltre a essere un passo richiesto in maniera obbligatoria dalla metodologia PMP, è anche estremamente utile perché offre l’opportunità, mentre si esegue la mappatura degli stakeholders, di capire chi saranno gli attori con potere decisionale che potranno influenzare il progetto per tutta la sua durata. E’ pertanto opportuno capire cosa pensa ognuno di questi portatori di interessi in modo da poter soddisfare le esigenze dove opportuno e gestire le aspettative in caso non si possano soddisfare determinate richieste.

*Si noti che utilizzo il termine fase di progetto, ma secondo il PMI si tratta di un gruppo di processi [process group]. Ovvero una serie di processi che vengono svolti in determinati momenti del progetto.

La seconda fase  del progetto è il planning, in questa fase è determinante definire nei dettagli cosa andremo a fare nel progetto, quando lo faremo e come lo faremo. Le tecniche da utilizzare in questa fare sono due:

3) ה creazione del piano di progetto. תוכנית הפרויקט מכילה את הדרישות המפורטות, צוות הפרויקט, התוצרים, חבילות העבודה, הפעילויות, הערכות המאמצים, דיאגרמת התלות ולוח הזמנים או לוח השנה או גאנט.

4) ה יצירת תוכנית ניהול הפרויקט. Che differenza c’è tra il piano di progetto e il piano di gestione del progetto? Se il piano di progetto contiene la descrizione del lavoro che dovrà essere svolto dal team che realizzerà l’oggetto del progetto, il piano di gestione del progetto contiene le procedure che il project manager dovrà seguire durante le varie fasi di esecuzione del progetto. Facciamo un esempio: supponiamo di trovarci in una situazione in cui il progetto è in ritardo del 10% sulla data concordata per la consegna. Il project management plan dovrebbe contenere le istruzioni su cosa fare in questa situazione. Ad esempio può darsi che a fronte di un ritardo del 10% il project manager sia autorizzato a proseguire il progetto oppure che  lo steering committee voglia essere consultato per prendere una decisione in merito.

שלב ביצוע הפרויקט. ישנן 3 טכניקות לשימוש בשלב זה

5) La gestione delle richieste di modifica. Il change management è fondamentale per la riuscita del progetto, le richieste di modifica devono essere gestire direttamente dal project manager che deve tracciarle, classificarle, sottoporle a valutazione e approvazione e infine assicurare l’implementazione delle sole modifiche approvate per l’implementazione.

6) ה ניהול איכות. Ci sono due attività di gestione della qualità che il project manager deve mettere in atto: i controlli di qualità, che vanno fatti sull’output del progetto e vengono fatti dal team quality. E la quality assurance, che consiste nel assicurare che i processi di project management vengano seguiti correttamente, è compito del project managent o di una persona del team di project management.

7) ה ניהול צוות פרויקט. Nella fase di esecuzione del progetto è fondamentale che le persone che devono svolgere il lavoro siano, informate, motivate, seguite e ricompensate quando gli obiettivi vengono raggiunti. Un progetto il cui il team di progetto non viene gestito attraverso le modalità appropriate è un progetto continuamente a rischio.

La fase di controllo del progetto, inizia nell’istante in cui inizia il progetto, per questo il pmbok non le chiama giustamente fasi, ma קבוצת תהליך. Perché la fase di controllo inizia subito all’inizio del ciclo di vita del progetto. Il perché si capisce se ripensiamo al documento project charter che abbiamo creato nella fare initiating. Il project charter contiene già quali sono i ‘limiti di massima’ del progetto, ci può essere scritta una data prefissata per la consegna del progetto, può contenere dei requisiti imprescindibili per il progetto o delle הנחות che si ritengono vere all’inizio del progetto e che possono poi non rivelarsi realistiche. Se una di queste aspettative, che magari sono irrinunciabili per chi sponsorizza il progetto, dovesse venire a mancare, lo steering committee potrebbe decidere di sospendere o cancellare il progetto. Per questo il project manager deve iniziare a controllare tutto il progetto fin da subito.

בשלב זה הטכניקות בהן יש להשתמש הן

8) ה מדידה viene effettuata sugli indicatori prestabiliti per la determinazione del successo del progetto: l’avanzamento del lavoro rispetto al calendario di progetto, l’avanzamento del lavoro rispetto ai parametri di qualità definiti per l’output del progetto, l’avanzamento del lavoro rispetto ad altri parametri che possono essere fissati dal project manager.

9) L’יישום אמצעי תיקון consiste nell’individuare quelle azioni e quegli interventi che possono riportare il progetto on track. Si può trattare di rivedere l’organizzazione del progetto mettendo più risorse o parallelizzando dei task dove possibile, se il progetto ad esempio è in ritardo. Oltre alle misure correttive possono anche prese delle צעדי מנע che hanno l’obiettivo di tenere il progetto in linea con il piano nel momento in cui il progetto inizia a mostrare una tendenza a sforare.

L’ultimo passo fondamentale per la gestione del progetto è la corretta chiusura dello stesso.

10) בשלב האחרון של הפרויקט זה הכרחי ottenere l’approvazione del lavoro svolto. L’approvazione dei תוצרים זה יכול להיעשות גם בשלבי ביניים וזה מקל על ההתפתחות החיובית של מבחן קבלה המשתמש, che consistono nel sottoporre al destinatario finale del progetto il prodotto del progetto per approvazione. Naturalmente l’utilizzatore del prodotto può essere diverso dalla persona o ente che ha commissionato il prodotto stesso, ma in ogni caso l’approvazione formale dell’output è in ogni caso fondamentale per poter procedere alla chiusura ufficiale con l’archiviazione della documentazione di progetto e la liberazione del team e delle altre risorse impegnate.