5 כללים לתכנון תוכניות שעובדות

התוכניות הטובות ביותר של עכברים וגברים נכשלות. אז תפסיק לעבוד על התוכנית הכי טובה שאפשר והתחיל לעבוד על תוכנית שתעבוד!

כלל מספר 1) עבודה על פשוט תוכנית ולא מסובכת, יותר מדי מפורט וארוך מדי. התוכניות שעובדות צריכות להיות הגיוניות, קלות להבנה על ידי האנשים שצריכים ליישם אותן והן צריכות להיות נוח למעקב עבור מנהלי הפרויקט.

זכור: תוכנית הפרויקט צריכה להיות מפורטת רק כפי שאתה מוכן לעקוב אחר כל משימה בתוכנית.

כלל מספר 2) תכנן רק ככל שאתה יכול לעשות זאת בביטחון. Plans beyond some points won’t be accurate and they will have a low chance of happening the way you plan them now. So השתמש בתכנון הגל המתגלגל טֶכנִיקָה. כמנהל פרויקט תצטרך להמשיך לתכנן, למשל לתכנן שלב בפירוט ולתכנן את השלבים הבאים ללא פרטים.

כלל מספר 3) שלב את האנשים שיעשו את העבודה בתכנון. כי הם יודעים! הם יודעים יותר ממך על העבודה שלהם, הם יודעים כמה זמן לוקח לעשות משהו, כי הם עשו את זה במשך שנים! הם יודעים מה צריך לעשות, איך הכי טוב לעשות את זה, והם כנראה יתנו לך תובנות יקרות וגם יספקו לך פתרונות מעקף למקרה שמשהו יקרה.

כלל מספר 4) If you forget a piece of work that needs to be done it’s unlikely that your projects will go as planned. In order to make sure you cover all deliverables and all activities that need to be done you can do 3 things: צור מסמך הגדרת פרויקט או א אמנת הפרויקט המתאר את המטרה ואת התוצרים העיקריים של הפרויקט; ליצור פירוט של העבודה להתבצע; לחשוב על התוצרים של כל פונקציה ארגונית המעורבת (משפטי, IT, שיווק, אדמיניסטרציה, הפקה וכן הלאה);

כלל מספר 5) המדרונות החלקלקים של פרויקטים: החלק הקשה ביותר בפרויקטים הוא לא ידועים. It’s obvious if you think about it but you need a bit of experience to see them. First of all if there are no unknowns it’s not a project you are working on. Projects are new, sometimes unique, and different from our day to day work. Therefore there will always several things that you don’t know ואנחנו צריכים להתמודד איתם בהקדם האפשרי. אז אתה יכול לעשות רשימות של הלא ידועים האלה ולנהל אותם. לחלקם תסווג אותם סיכונים, למשל הסיכון שמשהו יתקלקל לאורך הכביש, מה נעשה במקרה כזה? כמה אלמונים אחרים יהפכו להנחה, למשל אני מניח שמעצב גרפי יוכל גם ליצור סרטון קצר. ואז יש את תלות: לא ניתן לבצע חלק מהפעילויות עד שאחרות יושלמו, המקרה הפשוט ביותר הוא שספק לא יתחיל לעבוד עד שתחתום על חוזה. וחלק מהספקים לא יתנו לך הערכה עד שתשלח להם בקשה מפורטת להצעה (RFP) או הצהרת עבודה (SOW).