Si parla spesso di riunioni, c’è chi ne parla bene, chi le vede come perdite di tempo. In alcune aziende ce ne sono troppe in altre troppo poche.
Nelle varie aziende in cui ho lavorato ne ho viste veramente di tutti i colori. Ho visto riunioni fiume della durata di ore dove nessuno prendeva appunti e nessuno faceva follow up. Se nessuno prende appunti poi è molto difficile, se non impossibile, ricordarsi con certezza che cosa sia stato deciso. תחשוב שחושב ש-30 דקות לאחר סיום פגישה אתה מתחיל לשכוח מה אמרת. In un’altra azienda, dove si spendeva molto tempo in riunioni, la direzione aveva emanato una circolare dicendo che le riunioni non dovevano durare più di 45 minuti e che i problemi interni ai singoli team potevano essere discussi alla macchinetta del caffé senza chiamare una riunione formale. Ho anche visto riunioni ben organizzate con un’agenda, un coordinatore, degli obiettivi chiari e delle tempistiche predefinite e rispettate.
אני יכול לתת לך את השמות של שלוש החברות בהן ראיתי את הפגישות האלה, אבל זה יהיה לא הוגן, בוא נגיד ששתיים היו חברות איטלקיות ואחת אמריקאית.
סוגים מסוימים של פגישות
מפגשי סיעור מוחות: hanno lo scopo di ideare e discutere le possibili soluzioni ad un particolare problema. Si svolgono in modo strutturato con la regola fondamentale che prima si raccolgono tutte le idee senza valutarle o criticarle e solo in un secondo momento si selezionano le idee più valide. Generalmente c’è una persona incaricata di scrivere su un supporto visibile a tutti le idee.
פגישות אימות (פגישת סטטוס): מדובר במפגשים המתקיימים באופן קבוע במהלך פרויקט או בין מנהלי פרויקטים המנהלים מספר פרויקטים, במטרה לבחון את התקדמות הפרויקט ובפרט לדון בבעיות.
פגישה פונקציונלית צולבת: hanno lo scopo di aggiornare le diverse funzioni aziendali sui progetti e sulle attività in corso in una funzione che possono influenzare le altre. In particolare si usano per affrontare problematiche interfunzionali.
הנה כמה אלמנטים שיעזרו לך לארגן את הפגישה הבאה שלך:
קריטריונים לפיהם יש לארגן ולנהל פגישה
- תגדיר את זה מטרת הפגישה או יותר נכון את מטרות הפגישה. Quando mi trovo a gestire progetti ad esempio faccio sempre delle riunioni di progetto che hanno lo scopo di condividere informazioni critiche con il team o con le funzioni coinvolte. Inoltre le riunioni sono il momento migliore per risolvere delle questioni che necessitano l’input di più funzioni.
- חייב להיות אחד agenda dell’incontro עם תִזמוּן per la discussione dei vari punti. Se sull’agenda sono intransigente e non chiamerei mai una riunione senza almeno un argomento e un obiettivo, sulla tempistica dei singoli punti sono molto più flessibile. טֶכנִיקָה: se una discussione va troppo per le lunghe potete dare l’incarico alle persone coinvolte di discuterne in separata sede. In inglese si direbbe take it off line. טֶכנִיקָה: i punti dell’agenda vanno creati con un verbo e un sostantivo ad esempio “definire prossimi passi”. Scrivere solamente “prossimi passi” non sarebbe sufficiente perché si potrebbe intendere anche una semplice “discussione”, mentre se usiamo il termine “definire” si implica anche una decisione in merito.
- מי שמכנס את האסיפה אחראי לניהולה.
במהלך הפגישה, מנהל הפגישה או מי שהוקצה על ידו יצטרכו למלא "דקה".
אם מתקבלת החלטה כלשהי במהלך הפגישה, יש צורך גם להגדיר על מי מוטלת המשימה לפורמל אותה ואת המועדים לביצועה. לאחר הפגישה יש לערוך דוח מסכם ולחלק למשתתפים ולאורחים שלא יכלו להגיע.
לסיכום
קריטריונים לפיהם יש לארגן ולנהל פגישה
1) עליהם להיות מוגדרים בבירור, אפריורי, הנה תְחוּם dell’incontro e partecipanti necessari ואופציונלי.
2) חייב להיות אחד agenda dell’incontro, המציג את הנקודות שיש לדון בהן כאובייקט + פעולה (למשל בחינת הצעת תקציב, בחירת קמפיין).
3) זה מתאים להימנע מהסטות su argomenti non previsti nell’agenda.
4) יש לקבוע את משך הדיון בכל נושא על סדר היום ואת זמן הישיבה הכולל ואין להאריך מעבר למועדים שנקבעו.
5) ניהול פגישה חייב להיות מוטל תמיד על אדם אחד.
6) במהלך הפגישה, או האחראי על הפגישה או מי שהוקצה על ידו יצטרך למלא "דקה".
7) אם מתקבלת החלטה כלשהי במהלך הפגישה, יש צורך גם להגדיר על מי מוטלת המשימה לעצב אותה ואת המועדים להפעילה.
8) לאחר סיום הפגישה יש לערוך דו"ח מסכם שעליו לכלול את מירב המידע שנאסף במהלך הפגישה ויש לאשר אותו אחד המשתתפים מלבד העורך.
9) אם אפשר לקבוע את התאריך, השעה והמקום של הפגישה הבאה
תכנית פרוטוקול פגישות
מידע כללי
Data, luogo, titolo, … della riunione
נושאים (סדר יום)
שמות המשתתפים המוזמנים והנוכחים בפועל
תוכן ההתערבויות לפי נושאים כיסה את רשימת המסמכים שהוחלפו
החלטות שהתקבלו מול מנהלי יישום וזמני תפעול קשורים
שם המנסח ומאשר הפרוטוקול והתאריכים היחסיים