איך, למה להאציל ומה. ניהול באמצעות נציגות.

אם ההגדרה של ניהול "השגת תוצאות דרך אחרים" נכונה, אז מי שלא נותן אצילה אינו מנהל אפקטיבי.

משלחת היא אמנות ומדע. אני עובד כמנהל בתפקידים שונים כבר שנים רבות ומה שמאפשר לי להגיע לתוצאות שהבוסים שלי מצפים לה הוא העבודה שאנשים אחרים עושים עבורי.

חייתי את החוויות הראשונות שלי בשליחות בתור "מנהל פרוייקט". כשאתה מנהל פרויקט אתה נמצא במצב שבו אין לך כוח היררכי על האנשים שאתה צריך לנהל, אבל יש לך אחריות על העבודה שהאנשים האלה עושים. זה כנראה אחד המצבים הכי מסובכים להגיד את זה באנגלית. זה אחד מהמצבים שבהם קל מאוד שמשהו ישתבש.

כמנהל פרויקט אין לך את המנוף נגד משתפי פעולה שניתן על ידי הערכת סוף השנה או דומה, אבל אתה צריך ליצור מערכת יחסים של הערכה הדדית והרמוניה של דעות על הפעילויות שיבוצעו. היכולת ליצור קשר מסוג זה עם משתפי הפעולה חיוני גם להאצלה יעילה, אפילו בנוכחות מערכת יחסים היררכית.

ניתן להאציל את רוב המשימות, בין אם קטנות או גדולות, פשוטות או מורכבות. חיוני שתהליך האצלה יתנהל בצורה נכונה: האצלה לא אפקטיבית מובילה לרמה גבוהה של לחץ ניהולי, ירידה במוטיבציה של הצוות, חפיפת תפקידים.

נציגות היא לא רק לתת לאנשים דברים לעשות. משימות הן הפעילויות הפשוטות וקצרות הטווח שצריך לעשות. כמנהל, אתה בוודאי מבקש מהצוות שלך לבצע משימות כמעט כל יום, אבל חשוב להבין שלא מדובר בהאצלה מוחלטת.

מיתוסים להפריך

זה לא נכון שבאמצעות האצלה אתה מאבד שליטה על דברים, אתה רק מאבד את הנטל של צורך לעשות הכל בעצמך;
– האצלה מאפשרת לכל אחד לממש את היצירתיות שלו במלואה
– האצלה מצדדת בפיתוח הכישורים והמוטיבציה של אנשים

יתרונות האצלה

המשלחת, באמצעות השתתפות בהשגת יעדי החברה, הופך את העבודה למספקת;
זה מפנה את זמנו של המנהל כדי שיוכל להתמסר לפעילויות אחרות;
מרחיב את הישגי המנהל;
לפתח את היוזמה, הכישורים והכישורים של העובד על ידי הכנתם לקידום עתידי;
זה דוחף את כוח קבלת ההחלטות למטה היכן נמצא ידע של עובדות. "זו טעות לחשוב שהחלטות שמתקבלות ברמה גבוהה הן בהכרח הטובות ביותר!" כפי שמציין דרוקר: החלטות צריכות להתקבל ברמת הניהול הנמוכה ביותר האפשרית

תהליך האצלה

יש להבין את תהליך האצלה כהליך שבאמצעותו אדם מייחס באופן זמני לאדם אחר סמכות שיקול דעת הדרושה להשגת יעדים ו/או מילוי משימות מסוימות.

פעילות שבוצעה על ידי הגורם המעניק (עם קו תחתון)
פעילויות שיתבצעו במשותף (לא מסומן בקו תחתון)

הגדרת המשימות להאצלה  בחירת המועמד (פרופיל פסיכולוגי וכישורים)  שיתוף מטרות כלליות ויעדים ספציפיים (תכנים, מדדים, מגבלות כוח) משא ומתן של: משאבים - זמן הגדרת קריטריונים ושיטות בקרה ואימות (שיטות, פריטים, תדירות) פורמליזציה של המשלחת

לפעמים מנהלים נוטים לשמור כמה משימות לעצמם שניתן להאציל; להלן הסיבות הנפוצות ביותר:
- חוסר ניסיון אישי;
– עדיפות להיבטים תפעוליים;
- פחד מלקיחת אחריות על טעויות עובדים;
- חוסר יכולת להודות בטעויות
- תחושת שלמות מוגזמת ולא מובנת;
– פחד שהמשתף פעולה טוב יותר;
– חשש שמא על ידי האצלת יתר לא תישאר מספיק עבודה למנהל;
– חשש לא לקבל קרדיט אישי על עבודת הקבוצה;
- חוסר יכולת או עצלות בהסבר מטרות ומשימות;
- חוסר רצון לפתח את משתפי הפעולה וחוסר עניין בקריירה שלהם;
- אי הקמת בקרות נחוצות עם הנציג;
- הערכה נמוכה של משתפי הפעולה

עם זאת, לעיתים מתגלה ההתנגדות למשלחת מצד המקבלים את המשלחת בגין:
- חוסר ניסיון ומומחיות;
– רצון להימנע מלקיחת אחריות;
- תלות מוגזמת בבוס;
- עומס יתר בעבודה או חוסר ארגון;
- טעם לפרטים;

לבסוף, אפילו תנאי חברה מסוימים יכולים להפריע לנציגות:
- ניהול מרוכז בעצמו;
- חוסר סובלנות נרחב לטעויות; ביקורת מוגזמת;
– דחיפות על חשבון הזמן הדרוש להאצלה;
– היעדר הגדרה ברורה של אחריות;
– מחסור בכוח אדם במחלקה או בחברה;

הַגדָרָה
ניתן להבין את האצלה כתהליך שבו נושא אחד, הגורם המאציל, מעניק לאחר, הנציג, את המשימה של ביצוע שירות הנופל באחריות האחר. ההיבטים הבולטים של תהליך זה הם:
1. ה מְשִׁימָה שהמאציל מקצה לנציג.
2. הרשות אשר חייב להינתן על ידי הצד המאציל לנציג, הכרחי לשימוש במשאבים ולאימוץ פעולות, נחוצות או זמינות, לצורך ביצוע המשימה.
3. חובת הנציג כלפי הגורם המאציל: יחסי אחריות מחייבים, של הנציג כלפי הגורם המאציל.

תנאי האצלה
משלחת אפקטיבית חייבת לעמוד בתנאים מסוימים כגון:
ל. הגדרת מטרה
על הנציג להיות ברור ככל האפשר מה הוא מתבקש לעשות.

ב. בחירת הנציג
הנציג חייב להיות מסוגל ומוכשר, כלומר להיות בעל מיומנויות מיוחדות ויכולת מבצעית הדרושים לביצוע המשימה. זה חייב להיות מוּכָן לקבל את המשלחת, ed מסוגל לקבל את זה בהתאם לעומס העבודה שלך.

ג. חלוקה רציונלית של פרוקסי
הדחף הטבעי הוא בהכרח לטעון את המסוגלים ביותר.

ד. קבלה, השתתפות, שיתוף
יש צורך שהנציג יתרגש מהרצון לבצע את המשימה שקיבל בהתלהבות מרבית.

ו. היקף המשלחת
קיצוני הוא זה שבו הנציגות מיוצגת על ידי הוראת הביצוע הבודדת, המונעת מהנציג שימוש ביוזמה, ולו מינימלית. הקיצוניות השנייה היא זו שבה המשלחת מיוצגת על ידי הנחיה רחבה מאוד, שעשויה להתייחס גם לפעילויות שאינן נכללות בהכרח בתפקידו של הנציג.

ו. חיבור מתמיד
החיבור חייב פשוט להבטיח שליטה על הדינמיקה התפעולית, כך שכל הסטיות לא יודגשו מאוחר מדי.

ז. האציל יוזמה
האויב הגרוע ביותר של נציגות אפקטיבית הוא הפיתוי להתערב.

ח. קבלת עבודתו של הנציג
ביטול המשלחת עדיף על פני סקירה רציפה של עבודתם של אחרים.

ציטוט מתוך (Dubla, 2000)