אני אוהב ושונא מיילים. אני חושב שהם אמצעי קל ויעיל לתקשורת, אבל באותו הזמן הוא מנוצל לרעה או מנוצל לרעה על ידי אנשים.
אם אי פעם שאלת את עצמך את השאלות האלה:
- האם אימיילים צריכים להיות קצר או ארוך?
- האם זה משנה אם יש סוג במייל?
- האם נקודות תבליט במיילים שימושיות?
- את מי אני צריך לשים בשדה To?
- Should I CC the boss (mine or the other person’s)?
- האם זה עדיף מייל או שיחת טלפון?
מה המטרה שלך?
כשאתה כותב אתה צריך להיות ברור מה המטרה שלך.
בדרך כלל יש כמה סיבות מדוע אתה כותב דוא"ל:
- אתה צריך קצת מידע
- אתה צריך אדם שיעשה משהו
- אתה נותן מידע
- אתה עוקב אחר משהו
בכל אחד מהמקרים הללו אתה צריך שהאדם השני יאשר את תוכן האימייל. אז אתה רוצה שהאדם השני יענה לך ויאשר אחת מהדברים הבאים:
- הם קיבלו את המייל
- הם הבינו את מה שאתה שואל
- הם יעשו מה שאתה מבקש מהם לעשות
- הם יתנו לך את המידע שביקשת
זו גם הסיבה שעדיף לאשר שקיבלת מייל אם הוא מופנה אליך
מיילים קרים. When I say cold I mean that the person who will receive it will not be able to understand the “tone of voice” of the email nor they will be able to see you body language.
לכן אתה צריך לנסות להכניס למייל את כל המידע שהאדם השני יצטרך להבין את המילים ואת המידע הלא כתוב.
בכתיבה עסקית, פחות מילים עדיפות ממילים רבות. כאשר אתה לְהַגִיהַ המייל שלך אתה יכול למחוק את המילים שאינן נחוצות. However the meaning has to be 100% clear, because reducing the words thus reducing the information it’s not good.
יש הרבה דברים שאתה יכול לעשות כדי להפוך את המיילים שלך לקריאה יותר:
- שים את מילות מפתח מודגשות
- הגהה ל לחסל שגיאות הקלדה
- להשתמש נקודות כדור
- להשתמש משפטים קצרים
- להשתמש פסקאות
הגהה פעמיים: אחד בשביל תוֹכֶן readability the second for בדיקת איות
כשאני כותב מיילים אני בדרך כלל להפנות את זה לאדם אחד בלבד so that it is clear who is directed to. If you send it to more people in the To: and you don’t specify who has to do what in the email body, you may confuse people as they will not understand who has to do what. If you need more then one person to take action you need to mention the person followed by the request. It is now acceptable in email to write something like: @john, אנא שלח את המסמכים למר. Smith מאת EOD יום שלישי ה-21.
כדי להחליט אם שיחת טלפון עדיפה על דוא"ל, תוכל לפעול לפי הכללים הפשוטים הבאים:
- האם זה ה פעם ראשונה you ask for something or is it a new activity –> Better a phone call followed by an email
- אתה צריך משהו דחוף? –> Phone call, perhaps followed by email
- זה תקשורת רשמית שצריך לאתר את זה? אימייל
- אתה צריך עוד אנשים to be informed at the same time –> Email or conference call
התרבות הארגונית יכולה להשפיע על הכללים לכתיבת מיילים, חברות מסוימות מנסות להגביל את השימוש בדוא"ל, אולם אני משוכנע שעליהן להתמקד יותר בהוראה והדרכה של הצוות שלהן כיצד להשתמש בדוא"ל בצורה נכונה במקום לנסות להפסיק את שימוש במיילים.
אימיילים הם אמצעי תקשורת קר, לכן אתה צריך להתאמץ כדי שיהיה ברור, מקיף וחם