कैसे, क्यों प्रतिनिधि और क्या। प्रतिनिधिमंडल के माध्यम से प्रबंधन।

यदि प्रबंधन की परिभाषा "दूसरों के माध्यम से परिणाम प्राप्त करना" सत्य है, तो जो कोई प्रतिनिधि नहीं करता है वह एक प्रभावी प्रबंधक नहीं है।

प्रतिनिधिमंडल एक कला और एक विज्ञान है। मैं कई वर्षों से विभिन्न भूमिकाओं में एक प्रबंधक के रूप में काम कर रहा हूं और जो चीज मुझे मेरे बॉस की अपेक्षा के परिणाम प्राप्त करने की अनुमति देती है वह वह काम है जो अन्य लोग मेरे लिए करते हैं।

मैंने प्रतिनिधिमंडल के अपने पहले अनुभवों को "के रूप में जिया"प्रोजेक्ट मैनेजर"। जब आप एक परियोजना प्रबंधक होते हैं तो आप ऐसी स्थिति में होते हैं जहाँ आपके पास कोई पदानुक्रमित शक्ति नहीं है उन लोगों के बारे में जिन्हें आपको प्रबंधित करना है, लेकिन इन लोगों द्वारा किए जाने वाले कार्य की जिम्मेदारी आपकी है। इसे अंग्रेजी में कहना शायद सबसे पेचीदा स्थितियों में से एक है। यह उन स्थितियों में से एक है जहां कुछ गलत हो जाना बहुत आसान होता है।

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपके पास साल के अंत में मूल्यांकन या इसी तरह के सहयोगियों द्वारा दिए गए लाभ का लाभ नहीं है, लेकिन आपको एक बनाना होगा आपसी सम्मान का संबंध और विचारों का सामंजस्य की जाने वाली गतिविधियों पर। एक पदानुक्रमित संबंध की उपस्थिति में भी, अपने सहयोगियों के साथ इस प्रकार के संबंध बनाने में सक्षम होना भी प्रभावी प्रत्यायोजन के लिए आवश्यक है।

अधिकांश कार्यों को प्रत्यायोजित किया जा सकता है, चाहे छोटा हो या बड़ा, सरल हो या जटिल। यह आवश्यक है कि प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया सही ढंग से आयोजित की जाए: एक अप्रभावी प्रतिनिधिमंडल उच्च स्तर के प्रबंधकीय तनाव, कर्मचारियों के पदावनति, भूमिकाओं के अतिच्छादन की ओर ले जाता है।

प्रतिनिधिमंडल का मतलब केवल लोगों को करने के लिए चीजें देना नहीं है। कार्य सरल, अल्पकालिक गतिविधियाँ हैं जिन्हें करने की आवश्यकता है। एक प्रबंधक के रूप में, आप शायद अपने कर्मचारियों को लगभग हर दिन कार्य करने के लिए कहते हैं, लेकिन यह समझना महत्वपूर्ण है कि यह एकमुश्त प्रतिनिधिमंडल नहीं है।

दूर करने के लिए मिथक

यह सच नहीं है कि सौंपने से आप चीजों पर नियंत्रण खो देते हैं, आप केवल स्वयं सब कुछ करने का बोझ खो देते हैं;
- प्रतिनिधिमंडल सभी को अपनी रचनात्मकता का पूरी तरह से उपयोग करने की अनुमति देता है
- प्रतिनिधिमंडल लोगों के कौशल और प्रेरणा के विकास का पक्षधर है

प्रतिनिधिमंडल के लाभ

प्रतिनिधिमंडल, कॉर्पोरेट उद्देश्यों की उपलब्धि में भागीदारी के माध्यम से, कार्य को संतोषप्रद बनाता है;
यह प्रबंधक के समय को खाली कर देता है ताकि वह खुद को अन्य गतिविधियों में समर्पित कर सके;
प्रबंधक उपलब्धियों को बढ़ाता है;
कर्मचारियों को भविष्य में पदोन्नति के लिए तैयार करके उनकी पहल, कौशल और दक्षताओं का विकास करना;
यह निर्णय लेने की शक्ति को नीचे धकेलता है जहाँ तथ्यों का ज्ञान होता है। "यह सोचना एक गलती है कि उच्च स्तर पर किए गए निर्णय आवश्यक रूप से सर्वश्रेष्ठ होते हैं!" ड्रकर नोट के रूप में: निर्णय न्यूनतम संभव प्रबंधन स्तर पर किए जाने चाहिए

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया

प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया को उस प्रक्रिया के रूप में समझा जाना चाहिए जिसके माध्यम से एक व्यक्ति अस्थायी रूप से किसी अन्य व्यक्ति को उद्देश्यों को प्राप्त करने और/या कुछ कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक विवेकाधीन प्राधिकरण का श्रेय देता है।

प्रतिनिधि पार्टी द्वारा की गई गतिविधि (रेखांकित)
संयुक्त रूप से की जाने वाली गतिविधियाँ (रेखांकित नहीं)

प्रत्यायोजित किए जाने वाले कार्यों की परिभाषा  उम्मीदवार की पसंद (मनोवैज्ञानिक प्रोफ़ाइल और कौशल)  सामान्य लक्ष्यों और विशिष्ट उद्देश्यों (सामग्री, मैट्रिक्स, शक्ति सीमा) को साझा करना: संसाधनों की बातचीत - नियंत्रण और सत्यापन के लिए मानदंड और तरीकों की समय परिभाषा (तरीके, आइटम, आवृत्ति) प्रतिनिधिमंडल की औपचारिकता

कभी-कभी प्रबंधक कुछ कार्यों को अपने पास रखते हैं जिन्हें प्रत्यायोजित किया जा सकता है; यहाँ सबसे सामान्य कारण हैं:
- व्यक्तिगत अनुभवहीनता;
- परिचालन पहलुओं के लिए पूर्वाभास;
- कर्मचारियों की गलतियों की जिम्मेदारी लेने का डर;
-गलतियों को स्वीकार न कर पाना
- पूर्णता की अतिरंजित और गलत समझी गई भावना;
- डर है कि सहयोगी बेहतर है;
– डर है कि बहुत अधिक सौंपने से प्रबंधक के लिए पर्याप्त काम नहीं बचेगा;
– समूह के काम के लिए व्यक्तिगत क्रेडिट नहीं मिलने का डर;
- लक्ष्यों और कार्यों को समझाने में असमर्थता या आलस्य;
– अपने सहयोगियों को विकसित करने की इच्छाशक्ति की कमी और उनके करियर में अरुचि;
– प्रतिनिधि के साथ आवश्यक नियंत्रण स्थापित करने में विफलता;
- अपने सहयोगियों का कम सम्मान

कभी-कभी, हालांकि, प्रतिनिधिमंडल का प्रतिरोध उन लोगों की ओर से पाया जाता है जो प्रतिनिधिमंडल को प्राप्त करते हैं:
- अनुभव और विशेषज्ञता की कमी;
- जिम्मेदारी लेने से बचने की इच्छा;
- बॉस पर अत्यधिक निर्भरता;
- काम का बोझ या संगठन की कमी;
- विस्तार के लिए स्वाद;

अंत में, कंपनी की विशेष शर्तें भी प्रतिनिधिमंडल में बाधा बन सकती हैं:
- स्व-केंद्रित प्रबंधन;
- गलतियों के लिए व्यापक असहिष्णुता; अत्यधिक आलोचना;
- प्रत्यायोजित करने के लिए आवश्यक समय की कीमत पर अत्यावश्यकता;
- जिम्मेदारी की स्पष्ट परिभाषा का अभाव;
- विभाग या कंपनी में कर्मियों की कमी;

परिभाषा
प्रत्यायोजन को उस प्रक्रिया के रूप में समझा जा सकता है जिसके द्वारा एक विषय, प्रत्यायोजन दल, दूसरे को सौंपता है, प्रतिनिधि, एक सेवा को पूरा करने का कार्य जो दूसरे की जिम्मेदारी के अंतर्गत आता है। इस प्रक्रिया के मुख्य पहलू हैं:
1. द काम कि प्रतिनिधि प्रतिनिधि को सौंपता है।
2. अधिकारी जो प्रतिनिधि पार्टी द्वारा प्रतिनिधि को प्रदान किया जाना चाहिए, संसाधनों के उपयोग के लिए आवश्यक और कार्यों को अपनाने के लिए, आवश्यक या उपलब्ध, कार्य की सिद्धि के लिए।
3. प्रतिनिधि दल के प्रति प्रतिनिधि का दायित्व: प्रतिनिधि दल के प्रति प्रतिनिधि का कर्तव्यपरायण संबंध।

प्रतिनिधिमंडल के लिए शर्तें
एक प्रभावी प्रतिनिधिमंडल को विशेष शर्तों को पूरा करना चाहिए जैसे:
प्रति। लक्ष्य की स्थापना
प्रतिनिधि को यथासंभव स्पष्ट होना चाहिए कि उनसे क्या करने के लिए कहा जा रहा है।

बी। प्रतिनिधि का चुनाव
प्रतिनिधि सक्षम और सक्षम होना चाहिए, यानी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक विशेषज्ञ कौशल और परिचालन क्षमता होनी चाहिए। यह होना चाहिए इच्छुक प्रतिनिधिमंडल स्वीकार करने के लिए, एड इसे स्वीकार करने में सक्षम आपके कार्यभार के आधार पर।

सी। प्रॉक्सी का तर्कसंगत वितरण
सबसे सक्षम चार्ज करने के लिए प्राकृतिक आवेग अनिवार्य रूप से है।

डी। स्वीकृति, भागीदारी, साझा करना
प्रतिनिधि के लिए आवश्यक है कि वह प्राप्त कार्य को अधिकतम संभव उत्साह के साथ पूरा करने की इच्छा से अनुप्राणित हो।

और। प्रतिनिधिमंडल का दायरा
एक चरम वह है जिसमें प्रतिनिधिमंडल को एकल कार्यकारी आदेश द्वारा प्रतिनिधित्व किया जाता है, प्रतिनिधि को उपयोग से इनकार करते हुए, हालांकि न्यूनतम, पहल। दूसरा चरम वह है जिसमें प्रतिनिधिमंडल का प्रतिनिधित्व एक बहुत व्यापक निर्देश द्वारा किया जाता है, जो संभवतः उन गतिविधियों से भी संबंधित हो सकता है जो जरूरी नहीं कि प्रतिनिधि की क्षमता में शामिल हों।

एफ। लगातार कनेक्शन
कनेक्शन को केवल परिचालन गतिकी का नियंत्रण सुनिश्चित करना चाहिए, ताकि किसी भी विचलन को बहुत देर से उजागर न किया जाए।

जी। प्रतिनिधि पहल
प्रभावी प्रतिनिधिमंडल का सबसे बड़ा दुश्मन हस्तक्षेप करने का प्रलोभन है।

एच। प्रतिनिधि के कार्य की स्वीकृति
दूसरों के काम की निरंतर समीक्षा के बजाय प्रतिनिधिमंडल का निरसन बेहतर है।

(डबला, 2000) से उद्धरण