- “Se non l’avete scritto da qualche parte è nella vostra mente.”
- “Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua testa non è libera”.
- किसी भी अधूरी बात को एक में कैद किया जाना चाहिए सिस्टम पर नजर भरोसेमंद।
- आप नियमित रूप से इस सिस्टम में लॉग इन करेंगे और इसे अपडेट करेंगे।
जिस प्रणाली के बारे में डेविड एलेन वर्षों से मेरे लिए बात कर रहे हैं, वह है जारी सूची. Per la precisione credo che fosse il 2004 quando lavoravo da Tod’s che il Direttore IT mi insegnò questo semplice metodo che poi ho portato avanti negli anni.
E’ questo uno dei punti chiave per mantenere la mente libera e reattiva. Scrivete tutte le cose da fare su una lista (anche lunga), in questo modo non dovete tenerle a mente e potrete usare le vostre risorse mentali per concentrarvi su sto che state facendo.
गेटिंग थिंग्स डन में एलन द्वारा प्रस्तावित मॉडल सरल और प्रभावी है। इसमें एक पद्धति शामिल है समय प्रबंधन, जो आपके समय के प्रबंधन पर नहीं बल्कि पर ध्यान केंद्रित करता है हमें प्राप्त होने वाले अनुरोधों को कुशलतापूर्वक कैसे प्रबंधित करें.
1) ए के चेहरे में crescente numero di stimoli dall’esterno और बॉस और सहकर्मियों से कार्यों के लिए अनुरोध, हम यह नहीं सोच सकते कि हम केवल दिमाग से ही सब कुछ व्यवस्थित कर सकते हैं। लेकिन हमें चाहिए “collection buckets” dove mettere tutte le cose da fare और फिर इन कंटेनरों को नियमित रूप से देखें।
मानव मन की एक सीमित क्षमता होती है इसलिए यदि हम बहुत सी चीजों को ध्यान में रखते हैं तो हम सूचना को सर्वोत्तम तरीके से संसाधित करने के लिए आवश्यक सुस्पष्टता खो देते हैं। यह तथ्य वैज्ञानिक रूप से सिद्ध है लेकिन यह अत्यंत सहज भी है।
आप किसी समस्या को सुलझाने और सही शांति के साथ स्थिति का सामना करने पर कैसे ध्यान केंद्रित कर सकते हैं यदि इस बीच आप अन्य परिवार या काम की प्रतिबद्धताओं या समय सीमा को भूलने की कोशिश नहीं कर रहे हैं जो आपको परेशान करते हैं?
एलन का जवाब, पहुंचने के लिए un’elevata produttività senza stress, एक या एक से अधिक कंटेनरों के अंदर सभी टू-डू लिखना है, ताकि हमें यकीन हो कि सभी टू-डू वहां लिखे गए हैं।
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2) हमें करना ही होगा इस कलेक्टर पर भरोसा करें। (collection bucket) che diventerà il nostro punto di riferimento giornaliero per le cose da fare. Il raccoglitore potrebbe essere ad esempio i task di Outlook, un foglio di excel, un programma di project management o un software di collaborazione. Personalmete ne utilizzo almeno tre i task di Outlook, la inbox per l’email, un’applicazione per i task che si sincronizza con Google Calendar e Basecamp per le attività e i progetti interfunzionali.
Allen dice che i “contenitori” devono essere nel numero minore possibile. Difficilmente sarà solo uno, ma se sono troppi poi bisogna controllarli tutti frequentemente e e diventa più difficile.
यह भरोसा करना महत्वपूर्ण है कि हमने अपने सभी टू-डू को अपने दिमाग के बाहर लिखित रूप में कैप्चर कर लिया है तनाव के स्तर में कमी: अगर हमें बहुत सी चीजों को ध्यान में नहीं रखना है और हमारे पास करने के लिए चीजों को इकट्ठा करने के लिए एक ही प्रणाली है तो हम कम तनावग्रस्त होंगे, अधिक आत्मविश्वासी होंगे और अधिक मुक्त दिमाग के लिए धन्यवाद करेंगे।
3) उन परियोजनाओं और गतिविधियों की प्रगति कैसे करें जहां यह स्पष्ट नहीं है कि क्या करने की आवश्यकता है? Anche qui la risposta è semplice dobbiamo definire un’azione, una sola, che possa mettere in moto l’attività e farla progredire anche se solo di poco. Un’azione può essere anche molto semplice ad esempio fare una telefonata, mandare un email, chiedere un preventivo.
4) Il quarto punto è che गतिविधियों को कार्रवाई योग्य (संसाधित) और गैर में वर्गीकृत किया जा सकता है। मैं यहाँ शब्द का प्रयोग करूँगा प्रचलित anche se non è corretto ma rende meglio il significato. Le richieste e gli input azionabili possono essere a loro volta divise in azioni con una scadenza e attività senza scadenza. Le attività che hanno una scadenza vanno segnate in un calendario con un reminder. जिनके पास कोई समय सीमा नहीं है उन्हें एक टू-डू सूची में रखा जाना चाहिए जिसे हम प्रतिदिन देखेंगे (अगली कार्रवाइयाँ). अनुरोध और इनपुट जो कार्रवाई योग्य नहीं हैं उन्हें संग्रहीत किया जाना चाहिए। हमें प्राप्त होने वाले ईमेल पर भी यही बात लागू होती है।
5) जब कोई अनुरोध प्राप्त होता है, और हम समझ गए हैं कि यह किस बारे में है और यह कार्रवाई योग्य है, तो हमें यह तय करना होगा कि इसे तुरंत करना है और इसे स्थगित करना है। Se l’azione richiede due minuti o meno è meglio farla subito, se richiede più tempo va delegata o rinviata.
6) स्थगित की जाने वाली गतिविधियाँ टू डू सूची (अगली क्रियाएं) या कैलेंडर में समाप्त हो सकती हैं।
7) परियोजनाएँ जटिल गतिविधियाँ हैं जिनके लिए तदर्थ नियोजन की आवश्यकता होती है। इसलिए परियोजनाओं को सरल अगली क्रियाओं की सूची और कैलेंडर के माध्यम से प्रबंधित नहीं किया जा सकता है।
8) कैसे शुरू करें. La parte più difficile nell’applicare il metodo Getting Things Done è iniziare. Dice Allen che per poter iniziare ad applicare la metodologia occorre prendersi alcune ore, o anche un paio di giorni, per riprendere tutti i progetti e le attività lasciate in sospeso, descriverle in una frase e spostarle nel raccoglitore. Quindi आपको पहली बार सभी बैकलॉग गतिविधियों को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक समय निकालना होगा और इसे एक झटके में करें।
9) Perché le classiche to do list giornaliere non funzionano: le liste di attività scritte su un calendario che poi se non vengono fatte devono essere riscritte per il giorno dopo sono una perdita di tempo e sono anche demoralizzanti. Le next action list proposte da Allen non devono essere riscritte e sono in grado di gestire le scandenze anche le più time-sensitive.
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