मुझे ईमेल पसंद भी हैं और नफरत भी। मुझे लगता है कि वे संचार का एक आसान और प्रभावी साधन हैं, लेकिन साथ ही लोगों द्वारा अक्सर इसका दुरुपयोग या दुरुपयोग किया जाता है।
यदि आपने कभी स्वयं से ये प्रश्न पूछे हैं:
- ईमेल होना चाहिए लघु या लंबा?
- क्या इससे कोई फर्क पड़ता है एक प्रकार है ईमेल में?
- क्या ईमेल में बुलेट पॉइंट उपयोगी हैं?
- मुझे To फ़ील्ड में किसे रखना चाहिए?
- क्या मुझे बॉस को सीसी देना चाहिए (मेरा या दूसरे व्यक्ति का)?
- यह है एक ईमेल या फ़ोन कॉल बेहतर है?
आपका लक्ष्य क्या है?
जब आप लिखते हैं तो आपके मन में स्पष्टता होनी चाहिए आपका लक्ष्य क्या है.
आमतौर पर आपके ईमेल लिखने के कुछ कारण होते हैं:
- आपको कुछ जानकारी चाहिए
- आपको कुछ करने के लिए एक व्यक्ति की आवश्यकता है
- आप जानकारी दे रहे हैं
- आप किसी चीज़ का अनुसरण कर रहे हैं
इनमें से किसी भी मामले में आपको दूसरे व्यक्ति को ईमेल की सामग्री को स्वीकार करना होगा। इसलिए आप चाहते हैं कि दूसरा व्यक्ति आपको उत्तर दे और निम्नलिखित में से किसी एक की पुष्टि करे:
- उन्हें ईमेल मिल गया है
- वे समझ गये हैं कि आप क्या पूछ रहे हैं
- वे वही करेंगे जो आप उनसे करने को कहेंगे
- वे आपको आपके द्वारा मांगी गई जानकारी देंगे
इसीलिए यह पुष्टि करना एक अच्छा अभ्यास है कि यदि कोई ईमेल आपको निर्देशित किया गया है तो आपको प्राप्त हुआ है
ईमेल ठंडे हैं. जब मैं ठंडा कहता हूं तो मेरा मतलब है कि जो व्यक्ति इसे प्राप्त करेगा वह ईमेल की "आवाज का स्वर" नहीं समझ पाएगा और न ही वह आपकी शारीरिक भाषा देख पाएगा।
इसलिए आपको ईमेल में वह सभी जानकारी डालने का प्रयास करना होगा जिसकी दूसरे व्यक्ति को आवश्यकता होगी शब्दों और अलिखित जानकारी को समझें.
व्यावसायिक लेखन में, अधिक शब्दों की तुलना में कम शब्द बेहतर होते हैं। जब आप ठीक करना आपका ईमेल आप कर सकते हैं जिन शब्दों की आवश्यकता नहीं है उन्हें हटा दें. हालाँकि अर्थ 100% स्पष्ट होना चाहिए, क्योंकि शब्दों को कम करके जानकारी को कम करना अच्छा नहीं है।
अपने ईमेल को अधिक पठनीय बनाने के लिए आप कई चीजें कर सकते हैं:
- रखना कीवर्ड बोल्ड में
- को प्रूफ़रीड करें टाइपो त्रुटियाँ दूर करें
- उपयोग सर्वाधिक महत्वपूर्ण बिंदु
- उपयोग छोटे वाक्य
- उपयोग पैराग्राफ
दो बार प्रूफ़रीड करें: एक के लिए संतुष्ट पठनीयता दूसरे स्थान पर है वर्तनी की जाँच
जब मैं ईमेल लिखता हूं तो आमतौर पर इसे केवल एक ही व्यक्ति को संबोधित करें ताकि यह स्पष्ट हो कि निर्देशित किसे किया जा रहा है। यदि आप इसे To: में अधिक लोगों को भेजते हैं और आप यह निर्दिष्ट नहीं करते हैं कि ईमेल के मुख्य भाग में किसे क्या करना है, तो आप लोगों को भ्रमित कर सकते हैं क्योंकि वे समझ नहीं पाएंगे कि किसे क्या करना है। यदि आपको कार्रवाई करने के लिए एक से अधिक व्यक्तियों की आवश्यकता है तो आपको अनुरोध के बाद आने वाले व्यक्ति का उल्लेख करना होगा। अब ईमेल में कुछ इस तरह लिखना स्वीकार्य है: @जॉन, कृपया दस्तावेज़ श्रीमान को भेजें। ईओडी द्वारा स्मिथ मंगलवार 21 तारीख।
यह तय करने के लिए कि क्या फ़ोन कॉल ईमेल से बेहतर है, आप इन सरल नियमों का पालन कर सकते हैं:
- क्या यह है पहली बार आप कुछ मांग रहे हैं या यह कोई नई गतिविधि है -> बेहतर होगा कि एक फ़ोन कॉल के बाद एक ईमेल भेजा जाए
- आप की जरूरत है कुछ तत्काल? –> फ़ोन कॉल, शायद उसके बाद ईमेल
- क्या यह औपचारिक संचार जिसका पता लगाने की जरूरत है? ईमेल
- आप की जरूरत है अधिक लोग एक ही समय में सूचित किया जाना है -> ईमेल या कॉन्फ़्रेंस कॉल
कॉर्पोरेट संस्कृति ईमेल लिखने के नियमों को प्रभावित कर सकती है, कुछ कंपनियां ईमेल के उपयोग को सीमित करने की कोशिश कर रही हैं, हालांकि मुझे विश्वास है कि उन्हें रोकने की कोशिश करने के बजाय अपने कर्मियों को ईमेल का सही तरीके से उपयोग करने के बारे में सिखाने और प्रशिक्षित करने पर अधिक ध्यान केंद्रित करना चाहिए। ईमेल का उपयोग.
ईमेल संचार का एक ठंडा माध्यम है, इसीलिए आपको इसे स्पष्ट, व्यापक और गर्मजोशीपूर्ण बनाने का प्रयास करने की आवश्यकता है