Elaborazione progressiva e pianificazione a onde rotanti nella metodologia di gestione dei progetti a cascata

Nell'immagine abbiamo una Work Breakdown Structure organizzata per fasi, in cui le attività della fase 1 sono più dettagliate, cioè hanno una granularità maggiore, rispetto alle attività delle fasi successive

L'elaborazione progressiva, o Rolling Wave Planning, consiste nel pianificare in modo molto dettagliato le attività che ci sono più vicine nel tempo e in modo meno dettagliato quelle che ci sono più lontane nel tempo.

È un concetto estremamente logico ed efficiente in termini di risorse. Le attività che devono essere svolte immediatamente hanno logicamente più informazioni di supporto rispetto alle attività che dovranno essere svolte tra mesi e mesi e che richiederanno l'implementazione degli output delle attività precedenti (predecessori).

L'elaborazione progressiva, uno dei concetti chiave dell'Agile Project Management, è in realtà un concetto di base anche nella metodologia a cascata proposta dal Project Management Institute nel PMBoK

Leggiamo la versione originale tratta dalla 4a edizione del PMBoK e vediamola poi tradotta in italiano:

"A causa del potenziale di cambiamento, il piano di gestione del progetto è iterativo e passa attraverso un'elaborazione progressiva durante tutto il ciclo di vita del progetto. L'elaborazione progressiva implica il miglioramento e la definizione continua di un piano man mano che diventano disponibili informazioni più dettagliate e specifiche e stime più accurate. L'elaborazione progressiva consente a un team di gestione del progetto di gestire un livello di dettaglio maggiore man mano che il progetto si evolve".

Traduzione: A causa della possibilità di cambiamento, il piano di gestione del progetto è iterativo e subisce un'elaborazione progressiva durante tutto il ciclo di vita del progetto.

L'elaborazione progressiva comporta il miglioramento continuo del piano e l'aggiunta di dettagli man mano che diventano disponibili informazioni più dettagliate e specifiche, nonché stime più accurate.

L'elaborazione progressiva consente al team di progetto di gestire un livello di dettaglio maggiore man mano che il progetto evolve.

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Un esempio reale di pianificazione a onde mobili in una riunione di progetto

Poco tempo fa ho partecipato a un incontro di progetto in cui il project leader ha delineato le principali attività dei successivi sei mesi. Gli stakeholder presenti andavano dal CEO ai Key Users per i quali la difficoltà risiedeva nel trovare un equilibrio tra la necessità di spiegare alcune attività in dettaglio e mantenere una panoramica per il management. Il risultato è stato che dopo aver presentato e discusso le macro attività dell'intero progetto, siamo entrati nei dettagli delle attività delle successive sei settimane e non di più.

Pianificazione a onde mobili – Gestione di progetti Agile vs. Waterfall

Definizione di Rolling Wave Planning in inglese e italiano con commento

“Pianificazione dell'onda di rotolamento è una forma di elaborazione progressiva pianificare dove il lavoro deve essere realizzato nel a breve termine è pianificato in dettaglio e il lavoro futuro è pianificato a un livello superiore della WBS. Pertanto, il lavoro può esistere a vari livelli di dettaglio a seconda di dove si trova nel ciclo di vita del progettoAd esempio, durante la pianificazione strategica iniziale, quando le informazioni sono meno definite, pacchetti di lavoro potrebbe essere scomposto al livello di milestone. Man mano che si conosce di più sui prossimi eventi a breve termine, può essere scomposto in attività.”

Se noi analizzare la definizione di rolling Wave Planning significa: la pianificazione Rolling Wave è una forma di elaborazione progressiva in cui il lavoro che deve essere svolto a breve termine è pianificato a un livello di dettaglio più elevato, mentre il lavoro che deve essere svolto più avanti nel tempo è pianificato a un livello più elevato rispetto alla Work Breakdown Structure, il che significa un livello di dettaglio inferiore (vedere l'immagine della work breakdown structure che sembra una tassonomia). Ad esempio, durante le prime fasi della pianificazione strategica, quando le informazioni a nostra disposizione sono ancora scarse, i pacchetti di lavoro possono essere suddivisi a livello di milestone man mano che sappiamo di più sugli sviluppi imminenti. I pacchetti di lavoro possono essere suddivisi a livello di attività.

Struttura di suddivisione del lavoro

Vediamo un esempio. Se devo costruire una casa e supponiamo che il progetto richieda tre anni, potremmo avere come ipotesi:

• 4 fasi: analisi costi-benefici, progettazione, costruzione, collaudo.
• Pacchetti di lavoro: Analisi tecnica, Analisi finanziaria, Gestione delle autorizzazioni; Progettazione; Acquisto dei materiali; Costruzione; Direzione lavori; Finalizzazione.
• 10-15 tappe fondamentali (fasi intermedie): Fase 1: 1.1 stime dei costi completate, 1.2 analisi del ritorno sull'investimento completata; Fase 2: 2.2 arruolamento del team di progetto; 2.3 analisi geologica completata; 2.4 disegno completato; 2.5 specifiche completate; 2.6 permessi ottenuti; Fase 3: 3.1 acquisto dei materiali, 3.2 scavi completati; 3.3 costruzione della struttura perimetrale completata; 3.4 Finiture; 4: 4.1 collaudo; 4.2 ottenimento dell'abitabilità.
• Attività: architetto e altre assunzioni professionali; creazione del documento dei requisiti; analisi dei costi di progettazione; analisi dei costi di costruzione; richiesta di autorizzazione; ….Ho preso un esempio che possa essere comprensibile per tutti, ma non essendo del settore edilizio mi scuso per eventuali imprecisioni in anticipo.

La pianificazione a onda continua è un approccio alla pianificazione delle attività di progetto in cui le attività a noi più vicine nel tempo vengono analizzate con un livello di dettaglio maggiore, mentre le attività più lontane nel tempo vengono pianificate a un livello superiore rispetto alla WBS o con un livello di dettaglio minore.

Questo concetto, poi adottato dalla disciplina Agile, è un concetto appartenente alla metodologia PMI a cascata (waterfall o sequenziale).

Comprendiamo quindi che la critica alla metodologia a cascata di essere rigida e di richiedere troppa analisi iniziale è infondata; il problema è in realtà la scarsa conoscenza della metodologia che causa la rigidità nella sua applicazione.

In altre parole, sia l'approccio suggerito dal PMI che la metodologia Prince2 hanno in sé tutti gli strumenti concettuali per garantirne l'applicazione in contesti diversi e per adattarsi alle diverse situazioni aziendali. La scarsa conoscenza delle metodologie da parte dei Project Manager e dei Responsabili dei PMO rende inefficace la loro applicazione in azienda.

L'applicazione di una metodologia agile, che di per sé non richiede tempistiche definite per le attività, dà la sensazione di una minore rigidità. Tuttavia, questa sensazione di minore rigidità non garantisce il rispetto di tempi e costi che in molti casi possono essere fattori decisivi per il successo dei progetti.